Nella storia della produttività personale ci sono dei punti di svolta e dei momenti di stanca. La stanca arriva e insiste quando sappiamo che potremmo fare di più ma non c’è niente all’orizzonte che riesca a stimolarci e darci la prospettiva. I momenti di svolta ci sono quando arrivano app che travolgono il mercato e lo trasformano. WorkFlowy è uno di quei momenti.
L’app e il servizio cloud ci sono già da alcuni anni – tre per la precisione – ma non è questo che conta quanto il momento in cui si scoprono per la propria individuale produttività. Per chi scrive l’incontro con l’app è avvenuto poche settimane fa e da quel momento specifico tutto è cambiato per sempre.
Ok, magari “tutto è cambiato per sempre” è un po’ troppo retorico, esagerato. Ma l’idea è comunque che WorkFlowy abbia dato davvero un consistente contributo a reinventare l’interfaccia con cui si gestiscono le liste annidate. Perché è di questo che parliamo: un outliner a liste annidate, che rappresenta certamente non una novità – ce ne sono altri ottimi tra i quali spicca OmbiOutliner di Omni Group – però ha dato un contributo di estetica e interfaccia non banale.
WorkFlowy è disponibile via browser su Mac, Pc e Linux. C’è la app per Chrome che può essere installata anche su Mac per lavorare offline senza bisogno di tenere il browser aperto (funziona come una app ma è in realtà un blob di html5, Ajax e altre tecnologie gestite da Chrome) e poi ci sono le app gratuite per iOS e Android. Su iOS non funziona via browser perché la gestione delle linee di testo adesso supporta anche neretti, corsivi e sottolineati, che Safari su iOS non permette come campo di editing.
Veniamo al software. Geniale. A finestra aperta non c’è niente. E non si possono aprire più finestre. Una e una sola. Lo scopo allora è organizzarlq con una struttura molto semplice: una linea ‘lavoro’ è una linea ‘personale’. A questo punto, tutte le cose devono stare all’interno di una di queste due linee, come sotto-linee annidate.
Dal momento che l’interfaccia consente facilmente di nascondere le linee annidate, in realtà si scrive su rami progressivamente più dettagliati dell’outliner. Quindi il primo livello sotto ‘lavoro’ potrebbero essere, ad esempio ‘progetti in corso’, ‘progetti futuri’ e ‘progetti archiviati’. Dentro ciascuna di queste tre categorie si possono annidare o direttamente i progetti o le differenti categorie (‘azienda A’, ‘Azienda B’, ‘Azienda C’ per esempio). In questo modo le cose acquistano uno spazio definito. Per raggiungerle basta aprire i nodi che permettono di scorrere l’albero sino al progetto che ci interessa e che possiamo articolare quanto vogliamo.
Il modello di business utilizzato da WorkFlowy è il cosiddetto freemiun: tutti possono usarlo generando un massimo di 250 righe al mese, che permangono (il mese dopo se ne possono aggiungere o modificare altre 250). Se se ne vogliono di più ci sono due strade. Si può pagare 3,99 dollari al mese e avere il servizio senza limiti, oppure dare il proprio link per invitare un amico: in quel caso sia l’amico che voi prendete 250 righe in più. (A proposito: questo è il mio referrel: https://workflowy.com/invite/28da0735 , felice di invitarvi).
La bontà di WorkFlowy non sta tanto o soltanto nel generare liste di to-do. Per quello c’è anche l’ottima app Promemoria di Apple sia su iOS che su Mac OS X. Invece, Workflowy è un ottimo strumento di riflessione strutturata: una mappa mentale a una dimensione (l’indentatura) che può essere iterata quante volte si vuole, se si hanno abbastanza righe. Permette di pianificare, ragionare, analizzare visivamente le implicazioni di ragionamenti complessi. Permette di fare ordine, di semplificare.
La mente delle persone non funziona sempre alla stessa maniera. Anzi: ci sono menti incompatibili tra loro e con certi metodi di pensiero e di lavoro. Per questo un’app così semplice e al tempo stesso flessibile e potente è utile. Consente di strutturare quel che si vuole e come lo si vuole. È una app per tutti? In realtà si, a condizione chiaramente che si voglia usare una app del genere. Può essere comunque una scoperta interessante anche per i più dubbiosi.
L’interfaccia minimalista ma assolutamente completa è la cosa più importante: le indentature si possono ampliare o chiudere premendo su un “+” che diventa “-“, il pallino di ogni nodo si ombreggia di grigio quando contiene altri elementi. Se si passa il mouse sopra compaiono le opzioni: si copia, si duplica, si cancella, si condivide con un altro utente o semplicemente via mail. Si può anche segnare come marcato (riga di traverso e grigino) o rendere invisibile un item completato.
Nel complesso il sistema è più completo e potente di quanto non sembri: si possono mettere link e indirizzi email, un nome preceduto da ‘@’ diventa un riferimento cercabile a una persona, una parola preceduta da ‘#’ diventa una tag cercabile. Manca la possibilità di colorare (grazie a Dio) e di mettere delle scadenze, anche se quest’ultimo problema è superabile con tag scritte con la data (‘#2014-11-29’, ad esempio).
Come vedete le modalità di uso sono davvero tante. Si può fare più di quel che non sembra. Occorre avere chiaro i possibili utilizzi oppure andare su internet a cercare pratiche d’uso di altri. L’app e il servizio nel tempo hanno guadagnato un buon numero di seguaci e la qualità sembra durare. L’idea dunque è che si possa usare il sistema sul serio. E se comunque si vuole, è sempre possibile esportare tutti i dati in vari formati (anche ompl) quando si vuole.
WorkFlowy si usa via web dal browser su Mac, PC e Linux: la versione mobile in app è disponibile gratis per iPhone, iPad e Android.
