A tre anni di distanza dalla versione 2019, Microsoft ha lanciato Office 2021, la versione perpetua del pacchetto di produttività, disponibile anche per Mac.
L’interfaccia è praticamente identica ma le novità sotto il cofano sono molte, anche legate al cloud, più una relativa al licensing davvero intrigante.
Licensing
La copia oggetto di questa recensione è Office 2021 Home & Business, probabilmente la più diffusa, ma non affatto l’unica nel catalogo di Microsoft come suite per la casa e per l’ufficio.
Questa edizione, perpetua, è affiancata da Office 2021 Professional (identica ma con in più Publisher e Access e compatibile solo con Windows) e Home & Student (identica, ma senza Outlook) che presentano prezzi diversi e sono destinati a clienti specifici (aziende con più alte necessità di collaborazione la prima, privati e studenti l’ultima).
Inoltre, va ricordato, Office 2021 va ad affiancare l’offerta Microsoft 365 in abbonamento che, per il settore business offre l’edizione Microsoft 365 Business Standard mentre per quello privato Microsoft 365 Personal o Home.
L’edizione 365 deve essere rinnovata una volta al mese o all’anno (in base al tipo di acquisto) ma provvede al suo interno dei servizi aggiuntivi come 1 TB di spazio cloud, una casella mail exchange e l’uso completo di Microsoft Teams (queste due solo con Microsoft 365 Business Standard).
Office 2021 è invece l’edizione più classica di Office, con le App in versione perpetua, per Mac e Windows, ideali per il professionista, il piccolo ufficio (sotto i 30 utenti) o l’utente privato che desidera strumenti più evoluti.
Per quanto riguarda la licenza, una scatola (oppure un codice, perchè Office 2021 si acquista anche in formato elettronico) copre un computer, e tipicamente un utente.
La prima novità
La prima novità di questa versione di Office 2021 emerge prima ancora di aprire la scatola: Microsoft ha inserito questa edizione di Office all’interno del programma “Modern Lifecycle Policy”: questo significa che il prodotto ha una vita dichiarata di cinque anni, sino al 13 Ottobre 2026 e in questo periodo riceverà aggiornamenti di sicurezza e un supporto gratuito per i primi 60 giorni dalla data di acquisto (come le edizioni precedenti) ma anche che in questi cinque anni “potrebbe” ricevere aggiornamenti di funzionalità.
Microsoft non specifica quali o quando, ma tali aggiornamenti arriveranno: su Windows uno è già arrivato, con un restyling dell’interfaccia importante, circa due settimane dopo il lancio.
Questo tipo di aggiornamenti non erano previsti per le edizioni precedenti, che non erano dentro lo stesso programma e sono una gran bella notizia per gli utenti, che potrebbero vedere un update di funzionalità o una nuova interfaccia da qui al 2026 in modo del tutto gratuito.
La data di fine supporto, 13 Ottobre 2026, indica solamente la fine degli update di sicurezza di Office, ma il prodotto continuerà comunque a funzionare come prima.
Dentro la scatola
Office 2021 è acquistabile in formato elettronico da un qualunque rivenditore italiano che aderisce alla vendita ESD Electronic Software Distribution) in Italia, oppure in formato Card o come nel nostro caso, in edizione in scatola. In tutti e tre i casi, si tratta dello stesso prodotto perchè anche all’interno della scatola sosta il codice prodotto e un link dove attivarlo e scaricare l’installer, per Mac o Windows a seconda del computer (la scatola è la stessa).
L’installer è compatibile con le ultime due versioni di macOS o Windows e installa le App di Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, OneDrive e Microsoft Teams, questa in versione Business per Mac, oppure consumer per Windows.
Novità
Nell’edizione per Mac non ci sono molte novità evidenti, l’interfaccia è rimasta praticamente identica alla versione 2019 salvo per la possibilità di applicare il tema scuro, e dal punto di vista tecnico le App si avvicinano di molto alla loro controparte per Microsoft 365.
I più attenti noteranno sin da subito la presenza di Microsoft Teams, prima possibile con una installazione separata: dato che questo software è diventato fondamentale per moltissime realtà e assieme ad altri simili sta radicalmente cambiando il modo di lavorare, era impossibile ignorarne l’esistenza.
Gli utenti di Office 2021 possono usare Teams in versione free, con alcune limitazioni in ordine di tempo di collegamento e numero di utenti collegati, oppure avvalersi della nuova proposta Microsoft per Teams Essentials.
Oppure possono usare Teams per comunicare con l’edizione Teams for Life, preinstallata su Windows 11, utilizzando il comando Aggiungi account personale dall’interno dell’App.
Perpetuo ma con con l’occhio al cloud
Office 2021 inoltre in questa edizione rompe con il passato introducendo una nutrita serie di caratteristiche che fanno uso di OneDrive e di internet in generale, sino a prima appannaggio quasi esclusivo di Microsoft 365.
Questa edizione non concede spazio su OneDrive, ma tutti gli utenti possono comunque utilizzare i 5 GB gratuiti, utili per diversi documenti di Word, Excel e PowerPoint ai fini delle novità che andiamo a vedere.
Ad esempio, adesso è possibile condividere un documento con altri utenti via cloud, direttamente da dentro l’applicazione: se il documento è già dentro OneDrive bene, altrimenti una finestra chiede di spostarlo o copiarlo all’interno dello spazio cloud (che tra l’altro si è aggiornato pochi giorni fa) in totale autonomia.
La condivisione può essere effettuata sia in lettura che in scrittura, applicando una password o un tempo massimo, su utenti specifici o in modo pubblico.
In un documento condiviso è possibile inserire commenti o anche fare delle menzioni di utenti specifici, in modo che questi ricevano un link al documento e possano intervenire in modo più specifico in base a quanto indicato nella menzione.
Sia la condivisione che l’intervento tramite menzioni consentono di collaborare nel documento in più utenti contemporaneamente, e di vedere sia la presenza di altri utenti attivi sia dove stanno operando, tramite etichette visive: questo è molto importante in un momento in cui lo smart working sta prendendo molto piede e il lavoro di un team è sempre meno legato alla stessa stanza.
Novità
Con questa nuova edizione di Office aumenta la disponibilità di elementi nella galleria: nuove icone vettoriali, nuovi stickers (alcuni davvero carini) e nuove immagini (scontornate), da utilizzare liberamente, il che è un gran bel vantaggio per chi crea quotidianamente materiale come presentazioni o documenti.
Molto promettente la funzione Cerca.X (XLOOKUP in inglese), nuova funzione di Excel che restituisce il risultato di una colonna basandosi su un’altra colonna dati: ad esempio, può restituire il prezzo di un articolo cercandone il codice. Se il risultato non esiste, può anche arrivare a proporre una approssimazione.
Aumentata anche l’accessibilità nei documenti di Office: come nel web, è possibile inserire delle stringhe testuali all’interno delle immagini in modo che possano essere capite da software di lettura automatica. Le stringhe possono essere inserite manualmente dall’utente o anche in modo automatico, con una funzione che fa il controllo del documento.
Sempre di accessibilità parla la funzione Lettura Immersiva in Word: pensata all’inizio per l’ambito Educational, è diventata un po’ alla volta una funzione utilissima per tutti gli utenti.
Sostanzialmente una volta attivata cambia l’aspetto del documento (lasciando inalterata la sua formattazione originale) permettendo di cambiare colore dello sfondo, spaziatura, larghezza della colonna principale di testo e abilitando la lettura automatica con voci maschili o femminili.
Un grande aiuto per chi deve leggere o correggere documenti molto lunghi abbassando l’affaticamento visivo: questa funzione si affianca e non sostituisce la modalità Focus, già presente, che è parallela.
Miglioramenti anche in Outlook, che adesso guadagna un nuovo motore di ricerca, gestisce le GIF animate e supporta sia le menzioni che il messaggio “non disponibile”.
Miglioramenti
Le novità sopra riportate sono elencate esaminando la parte Mac, che è molto simile alla controparte per Windows, dove ci sono alcune novità aggiuntive, come la nuova interfaccia, la funzionalità Replay in PowerPoint, Ink anche su Outlook e lo strumento Editor che può correggere il testo scritto utilizzando l’intelligenza artificiale.
Di miglioramenti ce ne sono diversi anche su macOS comunque: l’interfaccia è stata rivista in alcuni dettagli e sappiamo che Microsoft sta sperimentando (su Microsoft 365) una nuova interfaccia per Outlook, attualmente in anteprima, che potrebbe poi migrare a tutte le App di Office più avanti.
Office ha migliorato il supporto ai documenti SVG, vettoriali che si possono creare molto facilmente da Illustrator o Affinity Design e che sono una più interessante alternativa ai classici PNG, il cui supporto è stato migliorato, assieme al formato GIF.
Tutt’oro?
È tutto oro quello che luccica parlando di Office? A chi scrive la nuova suite è piaciuta molto, offre importanti novità nella collaborazione in tempo reale, nuovi contenuti come le icone e gli stikers, la funzione Cerca.X è davvero interessante e, in genere, le novità riguardo all’accessibilità sono ben accette (anche se saranno usate solo da una fetta degli utenti).
Rimangono alcune perplessità su miglioramenti che ci aspettavamo e non sono arrivati: ad esempio Word non può esportare in formato .epub, che sarebbe stata una novità davvero importante per moltissimi utenti (anche se a noi piace moltissimo l’ottimo Vellum).
PowerPoint diventa sempre più potente e alcune funzioni come Morphing, unitamente alla capacità nativa di gestire documenti 3D possono creare presentazioni davvero importanti, ma sarebbe bello poter offrire agli utenti presentazioni interattive.
Excel è molto potente ed estremamente versatile, tanto da occupare assieme a Photoshop una delle App imprescindibili per ogni utente professionale, ma necessiterebbe di un miglioramento nella qualità della grafica di output.
Infine Outlook, perfetto per chi deve gestire in modo dinamico molti account email (anche Exchange), ha molti strumenti superiori qualitativamente a Mail di Apple, ma manca di uno strumento integrato che si “ricordi” dei vari account quando si migra da un computer all’altro (come fa Mail, e altri client anche gratuiti).
Certo, Microsoft non è obbligata di certo a seguire le esigenze degli utenti o a sottostare ai desideri di chi scrive, e comunque le mancanze di cui appena sopra non tolgono nulla alla qualità di un prodotto, ma in alcuni casi (come ad esempio l’ePub) la domanda sulla mancanza di questa o quella funzione pare lecita.
Considerazioni
In un mondo che negli ultimi due anni si è visto radicalmente cambiato dal punto di vista lavorativo con termini come smart working (o lavoro ibrido), streaming, webinar o collaborazione in tempo reale diventati ora di uso comune, è chiaro che una nuova suite di produttività non poteva di certo ignorarli.
Il nuovo Office 2021 ha come novità principale la maggiore affinità con OneDrive, e di riflesso la possibilità di gestire la collaborazione tra utenti in tempo reale, ovunque essi siano.
L’integrazione con Teams è aumentata (ora incluso) il che apre le porte ad una forma di lavoro diversa, per chi non è abituato, ma molto più produttiva (qui a Macitynet, per dire, sperimentiamo lo smart working da molto prima del Covid, con ottimi risultati).
Oltre a questo alcuni ingressi importanti, come le funzioni di Excel e i nuovi contenuti di PowerPoint, i miglioramenti in Outlook e le nuove caratteristiche di accessibilità in Word che secondo chi scrive dovrebbero essere standard in tutti i software di produttività.
Con questa versione, che unisce non molte novità ma molto importanti anche se prese singolarmente a funzioni già presenti precedentemente, Office 2021 definisce nuovamente la sua posizione di pacchetto leader per ogni Mac o Windows che sia, anche a fronte di diverse proposte gratuite o meno, che sono presenti per entrambe le piattaforme ma che non possono offre ne la qualità ne la quantità di funzioni che invece in Office sono (troppo spesso) date per scontate.
Il prezzo della suite resta importante, con l’alternativa Home & Student per gli utenti privati che non hanno bisogno di Outlook o Microsoft 365 Business Standard, Home o Personal per chi invece preferisce un abbonamento ad un acquisto stand alone.
Microsoft durante il lancio ha dichiarato che questa non sarà l’ultima versione di Office e il programma Modern Lifecycle Policy garantisce aggiornamenti succosi e interessanti nel tempo, mantenendo viva la suite anche al di la della propria natura “perpetua”.
Pro:
• Le nuove funzioni di collaborazione sono molto interessanti
• Nuovi strumenti di accessibilità
• Lettura immersa è fenomenale
• Mantiene quanto di buono c’era prima, con importanti novità
Contro:
• Alcune novità come l’ePub mancano e si sente
• Il prezzo è importante
• Alcune (piccole) funzioni rimangono solo per Windows
Prezzo:
• 299,00 € (Home & Business)
• 140,00 € (Home & Student)
Office 2021 è disponibile in tutti i negozi di informatica della penisola: si può acquistare anche online direttamente dal sito Microsoft oppure più comodamente tramite Amazon.it
