La cancellazione totale della carta dalle vicende quotidiane non è cosa che vediamo dietro l’angolo, ma ridurne l’archiviazione, la gestione e aggirare i limiti che le informazioni stampate pongono in termine di ordine e longevità delle informazioni, è qualche cosa che abbiamo già a portata di mano. Il computer, i dispositivi mobile abbinati agli scanner, specialmente quelli portatili, sono la chiave del sistema che ci può avvicinare a questo traguardo. È in questa ottica che abbiamo preso in esame e testato Fujitsu ScanSnap iX100 (239 euro su Amazon), un mini scanner documentale prodotto da una specialista che nel campo dei dispositivi di acquisizione ottica è tra i leader assoluti del mercato.
Fujitsu produce scanner documentali professionali, di alto livello, adatti agli uffici e alle imprese, mentre il modello Fujitsu ScanSnap iX100 è un prodotto che si colloca nella fascia di consumo, pensato per la casa o per il professionista in movimento e che compete con un discreto (anche se non affollatissimo) gruppo di concorrenti anche di basso costo, rispetto ai quali si eleva per alcune peculiarità tra cui qualità dei materiali, assemblaggio, funzioni. Come per tutti gli scanner documentali il suo scopo non è quello di acquisire immagini fotografiche (anche se in emergenza può farlo ma con una qualità bassa) e non può gestire grandi formati, ma è studiato per “mangiare” la carta, trasformare scontrini, fatture, biglietti da visita, depliant e così via in documenti digitali da archiviare sul proprio computer.
Fujitsu ScanSnap iX100, come è fatto e cosa fa
La prima cosa che colpisce una volta aperta la scatola di questo accessorio sono le dimensioni e il peso. Fujitsu ScanSnap iX100 è lungo circa 25 centimetri e pesa meno di 4 etti. È davvero molto piccolo e maneggevole, un vero “tutto in uno” che finisce in una borsa e ci si dimentica di avere; con la sua forma a bacchetta contiene il motore di alimentazione, il rullo di trazione, la luce di scansione, le guide per acquisizione ed espulsione della carta e la batteria ricaricabile. I controlli sono ridotti al minimo: abbiamo un commutatore per accendere o spegnere il Wi-Fi, uno per il settaggio WPS e uno per avviare il trascinamento della carta. Delle due spie, una dice se è acceso o spento, l’altra se è connesso o meno al Wi-Fi e in quale modalità (diretta o su rete locale).
Il Wi-Fi è la vera chiave di volta dell’Fujitsu ScanSnap iX100. Anche se ha un classico cavo USB per la ricarica e uno in collegamento fisico, sarà il wireless il modo più semplice ed immediato per usarlo. Può essere collegato sia ad una rete generata da un router o, molto meglio, usando una connessione diretta via Wi-Fi. In questa ultima ipotesi lo scanner si trasforma in un hot spot cui collegheremo a seconda del dispositivo che stiamo usando un Mac, un PC o un dispositivo portatile, sia esso iOS che Android. Per procedere nella configurazione è però prima necessario installare driver e software di supporto.
La configurazione
Questa operazione può avvenire in due modi, usando un CD incluso nella confezione (se avete ancora un lettore) oppure scaricando il pacchetto da Internet, dalla pagina del software di supporto. La parte più negativa dell’esperienza che abbiamo avuto con l’Fujitsu ScanSnap iX100 è stata proprio con le varie procedure di installazione e di settaggio. Nulla di drammatico o di impossibile da superare, ma l’intero processo è confuso a cominciare dal fatto che sul CD c’è un installer unico, mentre da Internet è obbligatorio scaricare numerosi file; dopo avere optato per Internet, in due differenti tentativi abbiamo riscontrato una lunga attesa, al punto da spingerci a ricorrere ad un lettore CD che abbiamo rispolverato dal cassetto. Ci siamo comunque poi trovati a combattere con una serie di passaggi intricati, tra presettaggio, installazione e aggiornamenti.
Dopo avere installato da CD 1,7 GB (!) di software tra indispensabile ed accessorio, abbiamo per soprannumero scaricato 300 MB di update. Alla fine ci siamo trovati con sei diverse e separate cartelle: il software di OCR sviluppato da Abby, Cardminder (per l’acquisizione delle carte di credito), la cartella con l’app per gli aggiornamenti, la cartella con il software essenziale, quella con i manuali e infine Scansnap Organizer, senza contare altre due cartelle collocate dentro a Documenti (Libreria di ScanSnap Organizer e ScanSnap) e quella di Abby che finisce dentro alla cartella utente. Dentro alle cartelle una miriade di applicazioni di uso non sempre intuitivo e che potevano essere integrate in una sola (perché creare un’app per configurare il wireless diversa da Snapscan manager che a sua volta è separata quella per il ripristino delle configurazioni?), mescolate a cartelle di servizio alle applicazioni. Probabilmente una semplificazione di questo flusso eviterebbe a molti utenti inesperti di trovarsi disorientati.
Una volta terminato il poco lineare processo di installazione, il resto dei passaggi è stato invece molto lineare. Si collega lo scanner alla porta USB del computer e si lancia l’applicazione di configurazione che ci porterà per mano, con alcune domande, verso l’uso della periferica. In particolare potremo scegliere se usare lo scanner connesso via USB o via Wi-Fi (e l’icona sul dock cambierà conseguentemente). In questa seconda ipotesi dovremo decidere se collegarlo attraverso il router o direttamente, usando la rete generata dall’Fujitsu ScanSnap iX100. Noi abbiamo scelto questa seconda opzione.
Abbiamo pagato dazio rispetto alla connessione via USB o via Wi-Fi con il router, perché se la macchina è collegata ad Internet via Wi-Fi la navigazione in Internet è bloccata, ma il sistema ci pare molto più trasparente e logico e l’acquisizione anche più veloce. Quando avremo bisogno di leggere un documento, attiveremo la rete e la passeremo allo scanner. D’altra parte non si tratta di uno scanner con alimentatore di fogli, dove possiamo mettere pile di documenti da acquisire, e quindi capace di bloccare anche per decine di minuti l’accesso alla rete, ma di un sistema che prende un foglio alla volta e che è sostanzialmente fatto per essere assistito mentre funziona, quindi sarà difficile fare altro con il computer, anche navigare, mentre lo usiamo.
Nel corso del processo di settaggio ci viene anche chiesto se vorremo attivare l’acquisizione attraverso un dispositivo mobile. In questo caso dovremo scaricare una applicazione gratuita che serve a questo scopo. Un aspetto interessante è che se siamo connessi direttamente allo scanner con il Wi-Fi, il dispositivo comprende a quale sistema deve riferirsi, computer o dispositivo mobile, e si comporta di conseguenza. Basta aprire o chiudere l’app sul telefono o il tablet.
Esiste anche una terza possibilità, che consente al computer di controllare l’acquisizione diretta sul dispositivo mobile, ma abbiamo trovato questa opzione non molto utile. In fondo se possiamo acquisire direttamente con il dispositivo mobile, è meglio, anche per ragioni di settaggi, procedere con questa opzione invece che bloccare lo scanner sulla rete Wi-Fi di casa e dell’ufficio e scaricare i documenti invece che nel computer, dentro al cellulare o all’iPad.
Come funziona
Completate le configurazioni iniziali c’è poco altro da fare per cominciare a lavorare. Potremo scegliere se acquisire il documento in PDF o in Jpeg, a colori o in bianco e nero e determinare la qualità. Noi abbiamo lasciato scegliere al software che ha una opzione in automatico, ottenendo sempre buoni risultati.
Per attivare effettivamente la scansione dovremo aprire lo sportello frontale che funziona anche da interruttore di alimentazione. Successivamente se siamo in ristrettezze di spazio, potremo aprire anche uno sportello posteriore per spingere la pagina appena acquisita, verso di noi, facendo girare il foglio ad angolo retto, spingendolo di fatto a tornare indietro. L’acquisizione avviene premendo il grande bottone circondato da una luce blu che si trova a destra dello scanner. L’acquisizione è molto veloce. Fujitsu parla del più veloce scanner portatile in commercio; non sappiamo se sia marketing o realtà, ma un foglio A4 completamente pieno di testo con un paio di immagini di ridotte dimensioni, a 300 Dpi a colori, viene passato in circa sei secondi. La scansione a 600 dpi, utile solo se ci sono caratteri molto piccoli, o con font un po’ complessi, richiede una ventina di secondi.
Alla fine della scansione, l’applicazione ci chiederà che vogliamo fare con il documento. Anche qui abbiamo moltissime opzioni. Potremo, tra le altre cose, decidere di mandarlo ad una cartella (che in verità ci è parsa la cosa più naturale), oppure richiamare altre applicazioni di servizio, da quella di archiviazione a quella per creare un documento in PDF ricaricabile, spedirlo per mail o farlo leggere dall’OCR, trasformarlo in documento PDF ricercabile anche da Spotlight.
Altre funzioni sono gestite dalle varie applicazioni che si trovano nel pacchetto software e sulle quali, purtoppo, non ci sono molte informazioni né istruzioni. Abbiamo testato, anche se solo superficialmente, ABBYY FineReader for ScanSnap, un OCR al quale si possono mandare i testi acquisiti che pare fare un buon lavoro nella digitalizzazione. In commercio ci sono comunque molte applicazioni OCR di ottima qualità che possono prendere il posto di quella fornita nel bundle.
Complessivamente la dotazione software e quella di gestione dello scanner permette di fare molte cose, anche se non tutte le applicazioni sono all’altezza per semplicità di utilizzo ed interfaccia. Molte appaiono come port piuttosto approssimativi di versioni PC, altri hanno nomi italiani bizzarri (perchè chiamare un’applicazione che crea documenti in PDF ricercabili, “Convertitore di PDF controllabili”?). In ogni caso la dotazione è completa, benché a nostro giudizio è possibile che lo scanner possa dare ancora di più con applicazioni più sofisticate e meno dispersive come Devonthink Pro Office, un database capace di archiviare documenti acquisiti con Snapscan Fujitsu iX100 e di fare molte, se non tutte, le cose che fa la disordinata costellazione di applicazioni che troviamo nell’installer.
La versione mobile dell’applicazione, quella che consente di controllare lo scanner con un iPhone, un iPad o un cellulare Android, è il contrario del baroccheggiante parco installazioni per Mac: si tratta di una app basilare ma funzionale. Di fatto si limita ad acquisire e memorizzare i documenti. Una volta catturati, potremo poi decidere cosa farne: spedirli via mail o mandarli ad una applicazione di terze parti che potrebbe, ad esempio, svolgere la lettura dei caratteri utilizzando applicazioni specializzate. Tutto questo l’app lo fa in maniera sintetica, ma rapida, veloce e snella, trasformando l’iPhone abbinato all’Fujitsu ScanSnap iX100 in un essenziale ma potente strumento per l’ufficio mobile.
In conclusione
Lo scanner Fujitsu ScanSnap iX100 è un prodotto ineccepibile dal punto di vista hardware e della concezione. È piccolo, leggero, molto rapido e preciso nell’acquisire e leggere i documenti. Messo accanto ad uno smartphone o un tablet, è l’ideale per il professionista o lo studente che hanno necessità di acquisire mentre sono in viaggio documenti da riporre dentro al computer o da trasmettere a colleghi. È molto interessante anche per la casa, per chi usa lo scanner per archiviare scontrini, fatture, garanzie di elettrodomestici e dispositivi. Basta premere un tasto e tutto finisce dentro al computer.
Gli unici limiti di Fujitsu ScanSnap iX100 derivano dal software di corredo; Fujitsu non si è risparmiata, fornendo praticamente applicazioni per tutti gli scopi, ma la dotazione è segnata da un processo di installazione arruffato e complesso, che porta ad avere sull’hard disk una pletora di applicazioni le cui funzioni e funzionamento devono essere scoperte una per una e non sempre risultano chiare nella loro concezione anche dopo averle usate per qualche giorno. Fortunatamente la funzione base, quella che passa per la messa in funzione dello scanner e l’operatività, sia su mobile che su computer fisso, di fatto la ragione per cui qualcuno dovrebbe acquistare il Fujitsu ScanSnap iX100, non sono inficiate da queste problematiche e ci si può anche dimenticare dell’esistenza di una larga parte (se non tutte) le applicazioni installate optando per quelle di terze parti. Per questo vi consigliamo, senza esitazione, di acquistare questa periferica se avete interesse in uno scanner documentale da viaggio o compatto per la casa e anche se il prezzo potrebbe spaventare qualcuno, 240 euro, circa, per funzioni e qualità complessiva siamo di frote ad un prodotto di significativo livello
Pro
– Settaggio facile
– Rapido, efficiente e trasparente nel funzionamento
– Agile utilizzo in alternativa tra PC e dispositivo mobile
– Realmente portatile
Contro
– Dotazione software completa ma confusa e non sempre all’altezza
– Prezzo significativo
