Microsoft Office 2011 per Mac sarà disponibile in Italia a partire dal 5 novembre. Macity ha lavorato alcuni giorni con la beta finale: in questo articolo presentiamo le novità principali e le impressioni raccolte. Innanzitutto la nuova versione di Office 2011 per il mondo della Mela rappresenta un avvicinamento ancora più consistente alla controparte per PC. Da sempre gli utenti Mac lamentano un trattamento se non di seconda categoria almeno diversificato da quello riservato per il più ampio mondo PC. La nuova release di Office riduce le distanze tra i due mondi quasi azzerandole. L’interfaccia grafica basata sul Ribbon, cioè la fascia superiore che ospita menu, pannelli e pulsanti è praticamente identica a Office per Windows, inoltre la Mac Bussiness Unit di Microsoft si è concentrata in modo particolare sulla compatibilità dei documenti tra i due mondi Mac-PC. 
La barra Ribbon dei comandi può essere aperta e chiusa completamente con un solo clic sull’apposita icona in alto a destra. Subito a lato invece sono disponibili gli strumenti per personalizzarne completamente il contenuto e l’aspetto. Gli elementi e i comandi più utili sono disponibili sia sotto forma di icona, sia all’interno di menu e pannelli. L’omologazione con Office per PC non rappresenta per gli utenti Mac un passo indietro per quanto riguarda cura ed eleganza dell’interfaccia: soprattutto unifica i due mondi per gli utenti che provengono dai PC o che oltre al Mac devono utilizzare un sistema Windows per lavoro. In pratica indipendentemente dal sistema utilizzato, l’ambiente di lavoro Office risulta coerente tra la Mela e le Finestre, agevolando il passaggio per gli switchers definitivi e anche quelli occasionali.
Importazionte totale da iLife e modelli
Un’altra novità del nuovo Office è rappresentata dalla possibilità di importare qualsiasi documento dai software della serie iLife. Con Office precedente l’importazione diretta era possibile solo da iPhoto: ora invece nel browser multimediale è possibile scorrere la nostra libreria musicale iTunes, film e spezzoni video di iMovie, importare le foto oltre che da iPhoto anche da Photobooth. Rimane ovviamente possibile attingere al corposo archivio delle Clip Art integrato.
Per iniziare a lavorare possiamo partire da un modello già pronto scegliendolo all’interno di un immenso patrimonio di template pronti per l’uso. Rispetto all’Office precedente la gestione è stata migliorata sensibilmente, per quanto riguarda invece la quantità dei modelli non è possibile contarli tutti, sono praticamente infiniti: i template sono aumentati sensibilmente rispetto all’edizione precedente. Con i modelli di più pagine è possibile scorrere le miniature semplicemente scorrendo il puntatore all’interno dell’anteprima. Sempre dalla pagina di navigazione dei modelli l’utente può anche apportare alcune modifiche di carattere generale: per esempio una volta selezionato il modello desiderato è possibile scegliere immediatamente un altro colore oppure un altro stile di font. L’elenco dei colori e delle font è corposo e le modifiche vengono ovviamente applicate a tutte le pagine del template selezionato.
Troviamo modelli per creare presentazioni, report, biglietti da visita, pianificazioni, calendari, etichette, fatture, inventari, mailing list, tabelle. Ma anche una serie infinita di modelli per realizzare cartoline, inviti, certificati, menu e altri tipi di documenti più utili per la casa e la famiglia. Oltre ad un numero imprecisato di modelli già integrati nel nuovo Office 2011 è possibile attingere anche a una serie praticamente infinita di modelli reperibili online. Si tratta di modelli liberi da diritti e liberamente utilizzabili, messi a disposizione da Microsoft ma anche da altre società e da singoli utenti. Sia le clip art che i modelli integrati in Office da Microsoft sono realizzati da grafici professionisti e rappresentano una fonte di materiali consistente per realizzare documenti dall’aspetto curato e professionale. 
Giocare con le immagini con il fotoritocco integrato
Tra le altre novità che riguardano tutti i software del pacchetto Office 2011 per Mac ricordiamo l’integrazione delle funzioni di fotoritocco principali. Microsoft non intende fare concorrenza a Photoshop, non almeno all’interno del nuovo Office 2011: si tratta di alcune funzioni di ritocco di base che permettono agli utenti di lavorare all’interno di Word, Excel o PowerPoint senza dover uscire dal documento o dal software solo per correggere un colore o applicare un effetto ad una immagine. Il dettaglio interessante è che il funzionamento è stato implementato in modo da risultare immediato anche per chi non ha mai visto un software di fotoritocco in precedenza.
Con pochi clic del mouse è così possibile rimuovere lo sfondo di una fotografia per far risaltare solo il soggetto dell’inquadratura. Una volta scelto il comando per la rimozione dello sfondo il software esamina l’immagine e propone una modifica automatica evidenziando delle aree con una maschera viola. L’utente può includere o eliminare altri particolari della foto, personalizzando così la modifica semplicemente cliccando in diversi punti dell’immagine. Il risultato finale è notevole e permette di ottenere effetti e modifiche che possono richiedere diverso tempo e pazienza soprattutto per chi non conosce i tool di fotoritocco principali.
Con la stessa semplicità l’utente può giocare con le immagini: grazie ai menu in alto nella barra Ribbon è possibile visualizzare una serie di numerose anteprime che a partire dall’immagine selezionata presentano il risultato finale per diverse impostazioni di trasparenza, colore e anche filtri. In questo modo non occorre conoscere in precedenza percentuali o i nomi degli effetti: basta osservare le anteprime e poi scegliere quella che soddisfa di più. 
Altre novità di rilievo
Chi scrive trascorre diverse ora alla tastiera del Mac, per questa ragione apprezza la nuova funzione di visualizzazione Full Screen integrata nel nuovo Word. Naturalmente gli utenti Mac non mancheranno di riconoscerla a prima vista: si tratta di una modalità molto simile a quella introdotta da Apple in iLife, precisamente in Pages. Per chi ama la precisione va tenuto presente che la modalità a schermo pieno, che elimina ogni comando o dettaglio inutile per far concentrare l’utente esclusivamente sul testo da scrivere non è una innovazione che arriva da Cupertino o da Microsoft: questa funzione è stata inizialmente proposta all’interno di una utility progettata con l’unico scopo di “ripulire” lo schermo per evitare qualsiasi tipo di distrazione.
Una volta selezionata la modalità vista a schermo pieno tutto lo schermo diventa nero e tutti gli strumenti vengono rimossi: davanti a noi solo la tastiera e il foglio di lavoro. In questo modo è possibile leggere e scrivere senza fronzoli: quando invece serve uno strumento basta spingere in alto il puntatore per far comparire una barra singola semplificata contenente i pulsanti e i comandi principali. 
Sembra che con il nuovo Office 2011 Microsoft abbia voluto integrare una chicca, una nuova funzione, per ognuno dei software principali che compongono la suite. Abbiamo appena visto quella dedicata a Word, ora vediamo quelle dedicate rispettivamente ai maghi dei numeri e ai virtuosi delle presentazioni PowerPoint. Per gli utenti che devono macinare numeri dalla mattina alla sera e oltre, il nuvo Excel offre due interessanti strumenti che permettono di sintetizzare e semplificare la consultazione delle tabelle di dati. In presenza di serie di numeri indecifrabili è così possibile evidenziare la tabella in questione e poi avviare la nuova funzione Sparkline. Excel 2011 lavora per noi e visualizza a lato di ogni riga un grafico che mostra l’andamento dei dati contenuti nella rispettiva riga. Basta una rapida occhiata al grafico per avere subito il quadro della situazione.
Allo stesso modo è possibile utilizzare il Conditional Formatting: invece di un grafico automatico a lato delle caselle di interesse, questa funzione permette di creare grafici o di utilizzare colori diversi all’interno di ogni singola cella. Anche questa funzione è completamente automatica e permette di avere in pochi istanti il quadro di un foglio complesso semplicemente osservando la distribuzione, la forma dei grafici o il colore applicato da Excel a ogni singola cella. Una funzione geniale, anche per realizzare al volo tabelle immediate e dall’aspetto elegante, pronte per essere inserite nelle presentazioni.
Infine l’ultima chicca riservata ai creativi delle presentazioni PowerPoint, forse non si tratta di una funzione fondamentale ma certo è in grado di semplificare la vita quando occorre inserire più oggetti che si muovono in una slide. Con le versioni precedenti di PowerPoint risulta difficile posizionare diversi oggetti per stabilire la sequenza di movimento e soprattutto quale oggetto deve coprirne un altro. Ora con Office 2011 basta lanciare la funzione Riordina per visualizzare all’istante una sequenza di pannelli rappresentati in 3D che l’utente può spostare e riorganizzare a piacimento. La soluzione è molto elegante a vedersi e soprattutto pratica da utilizzare: elimina una serie di grattacapi prima garantiti.
Le novità più importanti: Broadcast, cooperazione online e Outlook
Concludiamo la presentazione del nuovo Office 2011 per Mac con le novità più importanti introdotte nella suite di produttività: la funzione Broadcast per effettuare presentazioni via Internet di documenti PowerPoint, il salvataggio online dei documenti e le funzioni di cooperazione online basate sul cloud, infine l’introduzione di Outlook per la prima volta nella storia di Office Mac.
Con Broadcast è possibile gestire presentazioni tramite Internet per visualizzarle a distanza su qualsiasi dispositivo dotato di accesso al web e di browser. L’operazione risulta semplicissima, anche alla portata di chi non ha la minima esperienza di tecnologie web e computer. All’interno di PowerPoint basta scegliere la funzione Broadcast per inviare il file della presentazione ai server Microsoft: per questa operazione è necessario possedere un account Live ID gratuito, lo stesso necessario per utilizzare Messenger o il servizio Hotmail. Quando la presentazione è stata caricata sui server online il servizio fornisce all’utente un link Internet che possiamo inviare a una o a più persone tramite email. Queste ultime non devono possedere un account Live ID né tanto meno un computer, plugin speciali per il browser o software aggiuntivi. In pratica basta un clic sul link per poter partecipare immediatamente alla trasmissione broadcast, in grado di funzionare anche su iPad, su smartphone e su qualsiasi dispositivo dotato di browser e connessione a Internet.
Sempre dai programmi di produttività Office è possibile scegliere di salvare i nostri file in una cartella del disco fisso oppure di utilizzare i servizi cloud di Microsoft: Sky Drive offre fino a 20GB di spazio online gratuito per gli utenti privati e consumer, mentre SharePoint offre caratteristiche simili ma è indirizzato alla clientela business, alle aziende e ai professionisti. Salvando i documenti su SkyDrive o SharePoint questi risultano accessibili da qualsiasi sistema connesso al Web, inoltre è anche possibile memorizzare i file in cartelle online condivise. In questo modo i singoli file possono essere aperti e modificati in contemporanea da più utenti o da interi gruppi di lavoro: le modifiche apportate da ciascuno sono immediatamente visibili a tutti gli altri utenti. Queste funzioni di salvataggio di file online e di cooperazione a distanza valgano per i documenti di Word, Excel e PowerPoint. 
Outlook: gestione professionale della mail, calendari e contatti
Per la prima volta nella storia di Office per Mac finalmente Microsoft ha integrato l’apprezzato Outlook per la gestione professionale della posta elettronica con integrazione completa delle funzioni di calendario, per attività e appuntamenti, la gestione delle note infine con la gestione integrata dei contatti. Da sempre Outlook è una delle componenti di Office più richieste dagli utenti Mac, soprattutto da chi proviene dal mondo Windows e ha avuto modo di utilizzare la praticità e la completezza di funzioni di questo valido strumento. Microsoft dichiara che Outlook per Mac è stato interamente scritto in Cocoa e non è più basato su un database conservato in un file unico e monolitico. In pratica mail, contatti, calendari e note sono conservati tutti in file singoli con evidenti vantaggi per quanto riguarda la gestione degli archivi, dei backup e con effetti meno disastrosi in caso di problemi. La suddivisione in file singoli del database risulta molto più snella anche per la creazione e il recupero dei file con Time Machine, non più costretto a dover gestire singoli giganteschi file.
Tra le funzioni principali segnalate per il nuovo Outlook per Mac ricordiamo la gestione e l’organizzazione dei messaggi in tread e la capacità di importare i file di archivio PST generati da Outlook su PC all’interno di Outlook per Mac, il tutto in modo lineare e senza traumi. Anche chi ha provato per una sola volta ad importare file PST su due PC diversi sa a cosa ci stiamo riferendo: i file monolitici di archivio spesso non vengono interpretati correttamente in fase di importazione, creando non pochi problemi con l’elenco dei contatti o con lo storico delle email. Con la versione beta di Office 2011 per Mac non abbiamo ancora avuto modo di provare questa funzione pubblicizzata da Microsoft ma sarà senz’altro una delle prime prove che effettueremo non appena sarà disponibile la versione definitiva della nuova suite per la produttività.
Prime impressioni e conclusioni
Macity ha potuto lavorare con la versione beta finale di Office 2011 per Mac per circa una settimana. Le impressioni iniziali sono decisamente buone: pur trattandosi di una beta abbiamo apprezzato le prestazioni di avvio e di risposta dei software, sensibilmente superiori rispetto alla versione precedente della suite. Il passaggio alla visualizzazione dei comandi tramite Ribbon non rappresenta un passo indietro per quanto riguarda l’eleganza dell’interfaccia, inoltre ora Office per Mac risulta molto più omogeneo con l’ambiente di lavoro di Office per PC. Per chi utilizza Office per lavoro o per la casa l’aggiornamento alla versione 2011 risulta particolarmente interessante, lo stesso vale per chi è appena approdato dal mondo Windows alla Mela. L’enorme quantità di materiali integrati sottoforma di modelli già pronti e clip art rappresenta da solo un punto a favore dell’aggiornamento, questo senza contare le altre consistenti novità integrate, prima tra tutte la re-integrazione di Visual Basic. Per studenti, ricercatori e per tutte le persone che per lavoro utilizzano singole macro o veri e propri programmi VBA all’interno di Excel l’aggiornamento a Office 2011 per Mac promette di superare il divario che si era creato con Office 2008 privo di supporto VBA. Per un giudizio definitivo occorre comunque attendere la versione completa che arriverà in Italia a partire dal 5 novembre.
Versioni, prezzi e disponibilità
Microsoft Office 2011 per Mac sarà disponibile in due versioni: Home and Student e Home and Business. Microsoft ha adeguato i prezzi del nuovo Office ora molto più simili alle corrispettive versioni per Windows, il tutto riducendo sensibilmente il costo della versione professionale per Mac. Nella versione Home and Student sono presenti Word, Excel, PowerPoint e Messenger. Sarà possibile acquistarla nella versione con licenza singola a 109 euro e in Family Pack con tre installazioni a 139 euro.
La versione Home and Business include Word, Excel, PowerPoint, Messenger a cui si aggiunge anche Outlook. La licenza singola sarà proposta a 249 euro mentre il Multipack con due licenze a 379 euro. Per chi acquisterà la licenza Home and Student per poi avvertire l’esigenza del client di posta e di organizzazione Outlook sarà possibile passare alla licenza Home and Business utilizzando la funzione di aggiornamento online
Ricordiamo che gli utenti che hanno acquistato il precedente Office 2008 per Mac dal primo agosto fino al 30 novembre potranno ottenere gratuitamente la nuova versione Office 2011 per Mac. Per ulteriori informazioni e per registrarsi al programma gratuito di upgrade di Microsoft è possibile visitare questo sito Web.
