Tenendo presente diffusione e utilizzo possiamo pensare a Microsoft Office come a una lavatrice o una macchinetta del caffè, un elettrodomestico imprescindibile a casa e in ufficio: in Italia è installato sull’80% dei computer, siano Mac o PC, e ben l’82% degli italiani dichiara che si sentirebbe in difficoltà se Office non esistesse. Le percentuali che emergono dalla ricerca Doxa intitolata L’importanza di chiamarsi Office commissionata da Microsoft, rendono l’idea e quantificano l’importanza per gli italiani della suite di produttività più diffusa e usata al mondo.
Ma anche se la suite Microsoft è ancora disponibile in vendita con licenza perpetua e software immutabile per Mac e PC, l’ondata di novità più importanti e di nuove funzioni introdotte con gli abbonamenti di Microsoft Office 365 è stata talmente ampia e rapida che si corre il rischio di perdere qualche dettaglio fondamentale.
Questo vale anche per le massicce novità già introdotte da Microsoft a ottobre per gli abbonati di Microsoft Office 365, tra cui la rimozione di qualsiasi vincolo al numero dei dispositivi su cui è possibile installare la suite.
Non solo è possibile installare MS Office su un numero illimitato di dispositivi: nei software del pacchetto Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher e Access arrivano intelligenza artificiale, apprendimento automatico, riconoscimento vocale, comandi con stilo e touch evoluti che rendono il lavoro ancora più semplice e veloce per l’utente. Vediamoli più in dettaglio.
Dispositivi illimitati, si usa ovunque
In precedenza gli abbonamenti Office 365 Home avevano come limite 10 dispositivi per 5 utenti, mentre Office 365 Personal si poteva installare su un solo computer (Mac o PC) e un tablet. Da ottobre invece tutto risulta molto più libero e semplice: sia per Office 365 Personal (per una sola persona) sia Office 365 Home (fino a 6 utenti) possiamo installare tutti gli applicativi della suite su un numero illimitato di dispositivi, siano Mac, PC, iPhone, iPad e Android.
L’unico limite riguarda il numero massimo di accessi: con lo stesso account è possibile lavorare in contemporanea su un massimo di 5 dispositivi. Più che una limitazione si tratta di una ampia libertà, sufficiente per soddisfare le esigenze di una famiglia numerosa o addirittura di un piccolo ufficio casalingo.
Due click per funzioni da cinema: Office 365 lavora al posto e in aiuto dell’utente
Sentiamo sempre più parlare di apprendimento automatico e intelligenza artificiale per applicazioni e massimi sistemi: l’implementazione e le nuove funzioni introdotte in Microsoft Office 365 rappresentano a nostro giudizio una delle migliori dimostrazioni pratiche dei vantaggi concreti per l’utente finale nella vita e nel lavoro di tutti i giorni.
Iniziamo da Excel: non occorre più spaccarsi la testa per leggere e rileggere i dati per individuare il grafico migliore per rappresentarli. Basta selezionarli tutti e darli in pasto al nuovo comando del foglio di calcolo. Qui l’intelligenza artificiale interpreta i dati e ne comprende l’origine, trova per noi il grafico migliore per mostrarli visivamente e poi, sempre al nostro posto, impagina e disegna il tutto, con tanto di schemi colore, inserendo una mappa geografica se applicabile. Vedere questo nuovo comando in Excel di Office 365 in funzione è impressionante: un lavoro che prima avrebbe richiesto ore, soprattutto per chi non conosce bene tutti i meandri del software, ora si effettua con con due click in un istante.
Invece scrivendo un documento in Word non occorre uscire dal software per effettuare ricerche e nemmeno entrare e uscire dai menu per inserire tutte le voci della bibliografia. La nuova funzione di ricerca interna mostra esclusivamente fonti attendibili, per lo più Wikipedia e Bing. Per gli studenti di qualsiasi livello e per qualsiasi documento in cui è necessario indicare le fonti basta selezionare il comando Aggiungi e cita. In un colpo solo la citazione viene inserita nel testo e, allo stesso tempo, nella bibliografia viene inserito in automatico il riferimento al libro, pagina web, documento con titolo, pagine e tutti i dettagli. Vorremmo aver avuto questo strumento ai tempi della scuola e dell’università.
In tutti gli applicativi Office 365 ora è incluso il supporto per le funzioni avanzate con stilo e gesture, quelle che Microsoft indica come Windows Ink. A differenza del mondo Apple dove Mac e iOS rimangono due ambienti separati dove il touch è una esclusiva dei dispositivi mobile, nel mondo Windows il successo dei dispositivi convertibili ha dato vita a una fusione a nostro parere riuscita, che dimostra la sua bontà nel nuovo Office 365.
Con lo stilo sul computer ora non si può solo scrivere e annotare documenti di qualsiasi tipo su un portatile, ma lavorare direttamente con comandi ad hoc. Per leggere e rivedere testi funziona come un evidenziatore, con lo stilo si possono separare e unire al volo le parole con semplici tratti, sostituire un termine con un altro, ridurre o ingrandire al volo un titolo con due colpi di penna, oppure tratteggiare approssimativamente su un testo o un dettaglio di un documento, come faremmo per eliminare qualcosa su carta, per vedere lo stesso effetto su un documento digitale.
In pratica con Window Ink computer e software interpretano lo stilo come se fosse la matita su carta: solo che con inchiostro e cellulosa vera dopo le correzioni occorre riscrivere la versione finale in bella, invece in digitale con pochi tratti abbiamo già il lavoro finito pronto all’uso e alla condivisione. Nel mondo Apple questo è possibile solo su iPad, invece in Windows funziona con qualsiasi computer con schermo touch e supporto per lo stilo.
Il miracolo di PowerPoint
Se quanto visto finora con le nuove funzioni di Office 365 ci hanno più che sorpresi, le novità implementate in PowerPoint sono addirittura stupefacenti. Solo due esempi. Mettiamo di aver appena creato la solita presentazione di 12-20 slide con immagini 2D piatte e statiche. Ora con un paio di clic possiamo accedere a un database online per cercare e scaricare una infinità di immagini e modelli 3D degli oggetti più disparati: nella presentazione Microsoft sono stati pescati il telescopio spaziale Hubble e l’immagine anatomica del cuore umano.
All’interno di ogni slide possiamo ruotare, ingradire e ridurre a piacere il modello 3D per mostrare esattamente il particolare che desideriamo. Ma questo è nulla: basta scegliere il comando Aggiungi transizioni e poi il nuovo effetto Morphing per trasformare una classica presentazione curata ma un po’ piatta, in uno spettacolo per gli occhi. A ogni passaggio di slide infatti il nostro modello 3D occupa l’intero schermo con effetti animati degni di un professionista, se non di uno studio di produzione televisivo.
Tra una slide e l’altra il modello 3D di Hubble o del cuore si ingrandisce partendo dal dettaglio che avevamo selezionato, e, mentre ruota in modo spettacolare, si ingrandisce fino a occupare tutto lo schermo, poi ancora ruotando e ingrandendo sul particolare successivo evidenziato nella slide seguente. Questo per tutte le transizioni per tutte le slide della nostra presentazione, il tutto con un solo clic.
L’effetto finale non è solo estetico ma stravolge completamente la percezione della qualità della nostra presentazione. Si passa da una serie di slide in sequenza, curate quanto volete, a una presentazione che prima dell’invenzione di questo comando, avrebbe richiesto ore e ore di lavoro da parte di un esperto di grafica, un lavoro degno di uno studio di produzione TV.
Ma non è finita: con il nuovo PowerPoint di Office 365 chiunque, anche completamente a digiuno di lingue straniere, può tranquillamente intervenire in una presentazione oppure effettuarne una intera personalmente davanti a un pubblico che non parla la sua lingua.
Mentre le nostre slide scorrono sullo schermo, basta scegliere il comando Traduttore di presentazione e poi Start Subtitles. Mentre noi parliamo in italiano, sullo schermo compaiono i sottotitoli in Inglese o nella lingua selezionata di tutto quello che stiamo dicendo. Un’altra funzione, come quelle descritte finora, che anche presa singolarmente può fare la differenza nel lavoro di numerose persone, una tecnologia in grado di migliorare, semplificare e velocizzare il lavoro che, anche presa singolarmente, vale l’abbonamento a Microsoft Office 365.
Doxa svela cosa pensano gli italiani di Microsoft Office
Nella presentazione svoltasi presso la Microsoft House di Milano a cui Macitynet ha partecipato, sono stati presentati i risultati della ricerca di mercato Doxa commissionata da Microsoft. Alcune percentuali sono davvero interessati: nel nostro Paese il 91% dei computer è un PC Windows, nel rimanente 9% presumibilmente troviamo Mac e Linux.
Metà degli utenti di computer possiede un PC con meno di 3 anni, ma 1 su 4 circa (24%) ne possiede una macchina che ha più di 4 anni. In questo scenario Microsoft Office è uno strumento quasi onnipresente perché è installato sull’80% dei computer, indipendentemente dal sistema operativo. Ma se l’importanza di una persona o di uno strumento risulta lampante in sua assenza, ecco che l’82% degli intervistati, circa 1.000 persone, dichiara che si troverebbe in serie difficoltà se Office non ci fosse. Uno su tre dichiara addirittura che si sentirebbe perso.
Per alcuni potrebbe sembra eccessivo, ma le percentuali dell’indagine spiegano le ragioni e confermano le dichiarazioni raccolte. Il 74% delle persone che lavorano usano Office, la percentuale sale al 92% per gli studenti, infine il 54% degli over 35 usa Office anche per la gestione domestica. In ben 8 casi su 10 Office è usato da più di un familiare.
Quello che non tutti sanno di Office 365
Ma anche se Office è praticamente una macchinetta del caffè presente in tutti gli uffici e in tante case e famiglie, il passaggio dalla licenza perpetua al modello in abbonamento di Office 365 ha creato qualche confusione e non tutte le funzioni sono note.
Sempre secondo la ricerca Doxa solo la metà degli intervistati sa che ora si può usare su più dispositivi, solo il 39% sa che offre ben 1 terabyte di spazio sul cloud per ogni utente. Solo 1 su tre sa che può essere condiviso tra più utenti.
Facciamo ordine tra le versioni
Innanzitutto Microsoft Office rimane disponibile per l’acquisto con licenza perpetua ma senza aggiornamenti, senza spazio cloud e privo di numerose altre funzioni: si tratta di Office Home & Student 2019 proposto a 149 euro per Mac e PC. Ora la versione è identica per Mac e Windows anche se una volta installato possono cambiare alcune funzioni.
Tutte le novità che abbiamo fin qui descritto e tutte le nuove funzioni più interessanti sono invece disponibili in Office 365, proposto in due versioni. Office 365 Personal è la licenza per un singolo utente e costa 69 euro all’anno, oppure 7 euro al mese sul sito Microsoft.
La versione più conveniente in assoluto è invece Microsoft Office 365 Home a 99 euro l’anno perché a solo 30 euro in più include la licenza per 6 persone. Ognuna può installare la suite su un numero illimitato di dispositivi, ha a disposizione 1 terabyte di spazio, quinti in totale fino a 6 terabyte sul cloud.
A questi abbonamenti per la casa si aggiungono poi quelli pensati per le aziende con piani che partono da 4,20 euro al mese per un anno. Per informazioni ancora più dettagliate sui diversi piani, sulla storia e le funzioni di Office e Office 365 rimandiamo a questo articolo.
