Lasciate pure in borsa penna e taccuino, tirate fuori il vostro iPhone e concentratevi unicamente sulla riunione: potrebbe essere questo il motto di Microsoft Group Transcribe, una nuova applicazione della multinazionale di Windows che punta proprio alla semplificazione di quel noioso processo che è l’annotazione dei punti salienti di una riunione. Per adesso ha un campo d’azione ristretto visto che la pandemia di coronavirus fa privilegiare ancora il lavoro da casa, ma quando si tornerà in ufficio, nelle riunioni di persona potrebbe rappresentare una vera e propria rivoluzione. In tutto il mondo.
Quest’app fa parte di un progetto Microsoft Garage, quel programma con cui l’azienda incoraggia i propri dipendenti a lavorare su progetti di cui sono appassionati, anche se non hanno alcuna relazione con la loro funzione principale all’interno dell’azienda e, cosa più importante, è già accessibile gratuitamente a tutti gli utenti iPhone. Non ci sono abbonamenti da attivare né particolari restrizioni sull’utilizzo, se non che per il momento serve necessariamente un iPhone perché non esiste la sua controparte per Android.
La precisione nella trascrizione è data dall’approccio multi-dispositivo. Funziona così: ciascun partecipante alla riunione deve tirare fuori il suo iPhone e poggiarlo sulla scrivania, possibilmente vicino in modo da poter utilizzare i microfoni per captare al meglio la sua voce quando parla. Una di queste persone si prende la briga di creare la conversazione: tutti gli altri vi partecipano scansionando il codice QR generato dal dispositivo-madre oppure rintracciandolo tramite la condivisione della chat via Bluetooth.
A questo punto la riunione può avere inizio. Tutto ciò che viene detto da chi dirige la riunione viene trascritto in tempo reale sui dispositivi collegati e la stessa cosa accade con gli interventi dei singoli partecipanti, che vengono differenziati visivamente proprio come se il tutto stesse avvendendo dentro la chat di un’applicazione di messaggistica. Insomma, si parla a voce, faccia a faccia, ma una copia della riunione trascritta in automatico, è registrata ed archiviata in stile WhatsApp, mostrando in chiaro chi-ha-detto-cosa.
Ma non finisce qui, perché se si parlano lingue diverse il sistema è in grado di accostare ai singoli interventi una traduzione dei discorsi nella lingua preimpostata dall’utente. Questo significa che si possono gestire con più facilità anche le riunioni in cui si parla in più lingue ma senza doverle necessariamente conoscere, perché tutto viene riportato e tradotto sul dispositivo di ogni partecipante, che così può seguire i discorsi ed esprimere la propria opinione nella sua lingua madre.
Non ci sono limiti nel numero di partecipanti che possono utilizzare Microsoft Group Transcribe anche se al momento pare che la piattaforma funzioni meglio se non sono più di quattro. Al termine della riunione le trascrizioni vengono salvate nell’app per permettere ai partecipanti di rivederle in un secondo momento, di memorizzarle altrove o di condividerle.
Chi l’ha già provato non ne è rimasto troppo entusiasta perché pare che allo stato attuale la piattaforma faccia fatica a trascrivere correttamente ciò che viene detto, soprattutto quando vengono citati nomi propri o si utilizzano termini tecnici poco conosciuti. «In contesti come questo, Microsoft Group Transcribe appare molto meno performante di servizi concorrenti come Otter.ai» spiega un giornalista di AppleInsider «In più manca la registrazione audio: altri lo fanno e questo è molto utile quando sorge il dubbio che una o più parole non siano state trascritte correttamente: in quel caso basta un click per riascoltare la frase». Ma questo è un discorso a parte perché entra in gioco la privacy.
La piattaforma ideata da Microsoft infatti, oltre al fatto che funziona senza dover registrare alcun account (bisogna solo inserire il proprio nome e la lingua preferita), invia i dati al cloud soltanto per la trascrizione e l’identificazione del relatore, ma queste informazioni – si legge nelle FAQ – non vengono memorizzate a meno che non sia il singolo utente a decidere diversamente, con l’unico obiettivo di permettere a Microsoft di migliorare gli algoritmi che si dedicano al riconoscimento vocale.
Per quest’ultimo aspetto, Group Transcribe può già fare affidamento alle solide tecnologie di Microsoft usate ad esempio su Office e Teams: già in questa prima versione infatti supporta 37 diverse lingue in 82 paesi. L’unico altro requisito, oltre all’iPhone, è che sia installata almeno la versione 12 di iOS. Per il resto, come dicevamo, l’utilizzo dell’app disponibile su App Store è completamente gratuito.
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