Presente sul mercato da 30 anni, lo Studio Paone è un studio di consulenza di servizi immobiliari, di amministrazione di condomini, di grandi proprietà e di consulenza per la pubblica amministrazione: una property management e facility management company.
Domenico Paone, oltre ad essere uno dei soci fondatori dello Studio Paone, è un appassionato di FileMaker dal 1987, anno in cui fu resa disponibile in Italia da parte di Claris Corp., la prima versione abbinata al computer Apple Macintosh. Inizialmente le soluzioni erano molto semplici, ma dalla versione 3.0 e soprattutto dalla 7.0 il potenziamento di FileMaker ha consentito una crescita verticale delle soluzioni e ampliato notevolmente le possibilità di utilizzo.
Lo sviluppo dell’app personalizzata FileMaker Pa.Ge.Co. (Paone Gestione Condomini) è stato curato personalmente da Domenico Paone, socio insieme al fratello Antonello dello studio di consulenza e società di servizi. «Ritengo di conoscere bene la piattaforma, e le potenzialità di FileMaker. Ho sviluppato l’app personalizzata Pa.Ge.Co. in tutte le sue parti e ho avuto il piacere di poterla presentare, nell’anno 2011, nelle aule del Politecnico di Milano; i presenti sono rimasti colpiti dalle sue potenzialità ed hanno espresso consensi entusiasti. Anche altri colleghi, professionisti nel campo immobiliare e condominiale, dopo aver visto il funzionamento, hanno confermato un grande interesse vedendo il livello di sviluppo dell’app» spiega Domenico Paone.
Prima dell’utilizzo dell’app FileMaker, la gestione non era così articolata e puntuale. Con lo sviluppo nel tempo dell’app personalizzata Pa.Ge.Co, lo Studio Paone ha creato una gestione basata su una ottimizzazione dei tempi e della produttività di ogni singola pratica o consulenza. “Noi usiamo l’app Pa.Ge.Co. tutti i giorni 365 giorni all’anno.
Abbiamo 12 postazioni che macinano una notevole mole di dati in modo costante e abbiamo sviluppato, sempre con FileMaker e tramite un plug-in dedicato, una soluzione per la gestione della posta elettronica direttamente collegata a Pa.Ge.Co. che ci consente di gestire i contenuti della posta, come qualunque altra informazione con il vantaggio di poter gestire i flussi in entrata e in uscita, in modo strutturato e sotto controllo” aggiunge Paone.
Il Server di FileMaker è sempre in funzione. Come funziona l’app personalizzata sviluppata con FileMaker? “Nel momento in cui i collaboratori e i dipendenti arrivano in ufficio, ognuno di loro accende il proprio computer e si collega al server lanciando Pa.Ge.Co.; al momento del collegamento vengono richieste le credenziali di ciascuno e il sistema restituisce un ambiente personalizzato nel quale vengono inizialmente indicati gli impegni, le scadenze e le attività da svolgere. Inoltre il sistema prevede una serie molteplice di alert, sia generali che personali, che hanno funzione di promemoria e aiutano l’utente nelle scelte operative.
Ogni collaboratore ha una propria username e password, che gli consente di accedere anche alle informazioni a lui riservate. Utilizzando anche questa modalità, il sistema è in grado di memorizzare tutte le attività svolte e quindi di restituirle in caso di necessità. Nel lavoro il controllo dei processi e delle procedure è fondamentale come la tracciabilità delle informazioni; ad esempio l’attività di facility che accompagna le diverse procedure di manutenzione degli stabili, è costruita in modo stratificato sovrapponendo e ordinando tutte le informazioni afferenti ad ogni intervento.
L’apertura di una commessa genera un codice particolare che sarà sempre riportato nelle informazioni successive, sia del cliente che dei fornitori, fino alla conclusione dell’opera. Questo consente al professionista o alla società di servizi, di tenere monitorato e sotto controllo le attività conoscendo quindi “il quando, il come e il perché” di ogni operazione; il tutto grazie alle enormi potenzialità dell’app FileMaker.
Grazie a FileMaker, è stato inoltre possibile sviluppare anche altre funzioni più sofisticate, mantenendo comunque la facilità d’uso e l’intuitività tramite l’utilizzo di ricerche rapide, menu a comparsa, pulsanti popover, trigger, portali e così via. Lo Studio Paone ha sette dipendenti e tutti utilizzano l’app personalizzata FileMaker.
Inoltre i soci hanno a disposizione tre iPad che utilizzano sfruttando le potenzialità di FileMaker GO, in particolare per i collegamenti in remoto o per svolgere attività di Smart Working. Una delle possibilità di FileMaker GO, è di poter accedere ai dati del sistema, anche se si lavora in mobilità con iPhone o iPad. Con l’app personalizzata Pa.Ge.Co, sviluppata con FileMaker, è possibile accedere quando i soci o i dipendenti lavorano fuori ufficio presso clienti.
«Sono molto soddisfatto di FileMaker Go, in quanto l’ultima versione di FileMaker – sottolinea Paone – mantiene la connessione, anche in stand-by. L’uso di FileMaker GO per iPad e iPhone si rivela molto interessante. Da imprenditore, posso dire che l’app FileMaker si rivela vincente sotto diversi aspetti, ad esempio le aziende e i colleghi che usano altri sistemi, spendono mediamente di più in aggiornamenti e consulenze. Con FileMaker GO e la nostra app, siamo in grado di fare modifiche in tempo reale ottenendo un risparmio in termini di tempo e, quindi, di produttività. A livello di ROI, sicuramente il rapporto tra il reddito operativo e il capitale investito, è molto positivo, e ne consegue un ritorno sull’investimento valido sia in termini di risparmio che di tempo dedicato all’aggiornamento».
Da oltre 20 anni lo studio Paone usa la piattaforma FileMaker e ha messo a punto direttamente un sistema in collegamento in LAN con 10 postazioni collegate e 12 client FileMaker. Oggi lo Studio Paone sta pensando di configurare a breve anche formati per l’uso di WebDirect su internet tramite i più diffusi browser. «Presto svilupperò anche la configurazione per l’utilizzo di WebDirect direttamente dai client FileMaker» – sottolinea Paone. Si tratta di un sistema gestionale molto complesso, che funziona da tanti anni. «Riconosco che la crescita della nostra società è dovuta anche allo sviluppo e all’implementazione dell’app personalizzata FileMaker che abbiamo adottato e che tra gli altri, ci ha anche aiutato a ottenere la certificazione di qualità UNI EN ISO 9001:2008 – spiega Domenico Paone, che ha programmato e curato nel dettaglio ogni ulteriore sviluppo dell’app.
L’app personalizzata è potenzialmente applicabile a studi professionali, aziende di servizi, aziende di facility in quanto permette, in poco tempo, di rendere produttiva e pratica tutta la parte di progettazione teorica che la precede. «Diversi colleghi che hanno visto la nostra app – spiega Paone con orgoglio – hanno sottolineato la portata di ampio respiro del sistema gestionale. Con FileMaker è possibile fare tutto con estrema facilità ed è possibile fare gli aggiornamenti o le modifiche in tempo reale. Se devo fare una modifica al sistema, con FileMaker la modifica si può fare anche “a caldo” senza interrompere il lavoro dei client e del server, con il vantaggio che la modifica stessa è immediatamente disponibile a tutti».
Presso lo Studio Paone, FileMaker comunque si interfaccia con i diversi programmi di Microsoft, come Word, Excel, Access. Considerando l’importante mole di dati a cui lo Studio Paone accede, FileMaker permette facilmente di caricare tabelle, esportare file in tantissimi formati come Excel, testo, .csv oppure trasformare i file in PDF.
«Mi piace sottolineare la facilità e la forza di questo sistema, che permette di ottenere le soluzioni più diverse, mantenendo la semplicità d’uso che caratterizza dell’app personalizzata. Con FileMaker, è bello vedere il risultato in tempo reale: osservare con piacere l’immediatezza con cui si passa dal progetto alla realizzazione» – aggiunge Paone.
Da appassionato FileMaker da oltre 20 anni, Domenico Paone ha voluto anche visitare l’headquarter di FileMaker a Santa Clara in California nel 2013. «Ho voluto testimoniare di essere un vero fan di FileMaker, portando con me il manuale della versione di FileMaker, 1.0, devo dire che sono rimasto affascinato dal luogo e dai laboratori e avrei voluto essere uno dei tanti ragazzi che lavorano al suo interno. Sono un appassionato del mondo Apple, forse sono stato la prima persona a Bologna ad avere un Apple II, acquistato nel 1979 attraverso amici negli Stati Uniti» – sottolinea con grande entusiasmo Domenico. «Sono riconoscente a FileMaker, che mi ha dato la possibilità di immaginare prima, e di realizzare poi, un’app personalizzata, di cui sono orgoglioso, che mi affianca quotidianamente nel lavoro dandomi soddisfazioni che mi ripagano della grande passione che ho per questo ambiente di sviluppo, semplice e potente».
