Fatturazione elettronica: le soluzioni per Mac, iPad e iPhone

Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, potranno essere solo fatture elettroniche.

L’obbligo di fattura elettronica, introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio è effettuata tra due operatori Iva (operazioni B2B, cioè Business to Business), sia nel caso in cui la cessione/prestazione è effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer).

Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate, dove è possibile trovare – tra le altre cose – anche una completa guida in PDF sulla fattura elettronica, alla quale abbiamo attinto per le informazioni qui rirpotate.

Molti software sono reperibili sul mercato e sono stati aggiornati per tenere conto delle specifiche tecniche allegate al citato provvedimento del 30 aprile 2018.

Che cos’è la fattura elettronica?

La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea, in generale, solo per due aspetti:

1. va necessariamente redatta utilizzando un computer, un tablet o uno smartphone
2. deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema di Interscambio (SdI).

Il SdI è una sorta di “postino” che svolge i seguenti compiti:

• verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali nonché l’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario” ovvero indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura
• controlla che la partita Iva del fornitore (c.d. cedente/prestatore) e la partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) siano esistenti.

In caso di esito positivo dei controlli precedenti, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una “ricevuta di recapito”, a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento.

In definitiva, quindi, i dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee oltre all’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura.

Quali sono i vantaggi della fattura elettronica?

La fatturazione elettronica innanzitutto permette di eliminare il consumo della carta, risparmiando i costi di stampa, spedizione e conservazione dei documenti. Quest’ultima può essere eseguita gratuitamente aderendo all’apposito servizio reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate. Inoltre, potendo acquisire la fattura sotto forma di file XML (eXtensible Markup Language), è possibile rendere più rapido il processo di contabilizzazione dei dati contenuti nelle fatture stesse, riducendo sia i costi di gestione di tale processo che gli errori che si possono generare dall’acquisizione manuale dei dati. Infine, essendo certa la data di emissione e consegna della fattura (poiché la stessa viene trasmessa e consegnata solo tramite SdI), si incrementa l’efficienza nei rapporti commerciali tra clienti e fornitori.

Altri vantaggi riguardano gli operatori Iva in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture (viene meno l’obbligo di tenere i registri Iva), per tutti gli operatori Iva che emettono e ricevono solo fatture (Ricevendo ed effettuando pagamenti in modalitò tracciata sopra il valore di 500 euro, i termini di accertamento fiscale sono ridotti di 2 anni); qualsiasi operatore, così come i consumatori finali, possono – in qualsiasi momento – consultare e acquisire copia delle proprie fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso un semplice e sicuro servizio online messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Come predisporre la fattura elettronica

Per compilare una fattura elettronica è necessario disporre di un computer o uno smrtphone o tablet e un programma (software) che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML previsto dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018.

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente 3 tipi di programmi per predisporre le fatture elettroniche:

• una procedura web, utilizzabile accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” del sito internet dell’Agenzia (per l’uso di tale procedura occorre disporre di una connessione in rete)
• un software scaricabile su computer (tale procedura può essere utilizzata anche senza essere connessi in rete)
• un’App per tablet e smartphone, denominata Fatturae, scaricabile dagli store Android o Apple (per l’uso di tale procedura occorre disporre di una connessione in rete).

Tali procedure sono rivolte soprattutto agli operatori che emettono un numero contenuto di fatture e sono soliti predisporle con gli usuali programmi di videoscrittura ovvero su modelli prestampati di carta. In alternativa, è possibile utilizzare software di terze prti individuabili in internet (soprattutto quelli rilasciati dagli stessi produttori dei software gestionali utilizzati dagli operatori per predisporre e registrare in contabilità le fatture).

Come si invia una fattura elettronica al cliente

Le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il SdI (Sistema di Interscambio), altrimenti sono considerate non emesse. Poiché il SdI opera come un “postino”, è necessario che – nel compilare i dati del cliente – si inserisca in fattura l’indirizzo telematico comunicato dal cliente (che può essere un “Codice Destinatario” alfanumerico di 7 cifre oppure un indirizzo PEC), altrimenti il “postino” non saprebbe dove recapitare la fattura.

Per trasmettere al SdI il file XML della fattura elettronica ci sono diverse modalità:
a) si può utilizzare un servizio online presente nel portale “Fatture e Corrispettivi” che consente l’upload del file XML preventivamente predisposto e salvato sul proprio computer
b) si può utilizzare la procedura web ovvero l’App Fatturae messe a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate
c) si può utilizzare una PEC (Posta Elettronica Certificata), inviando il file della fattura come allegato del messaggio di PEC all’indirizzo “[email protected]”
d) si può utilizzare un canale telematico (FTP o Web Service) preventivamente attivato con il SdI.

L’operatore IVA può trasmettere direttamente la fattura elettronica oppure farla trasmettere, per suo conto, da un soggetto terzo, solitamente un intermediario o un provider che offre servizi specifici proprio di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche. Esempio: se l’operatore ha predisposto il file XML della fattura e vuole inviarlo autonomamente, potrò accedere con le sue credenziali al portale “Fatture e Corrispettivi” e usare il servizio di trasmissione oppure, se dispone di una PEC, potrò allegare al messaggio PEC il file della fattura; se l’operatore non dispone di una PEC, potrò concordare con il suo intermediario l’invio del file della fattura mediante la PEC di quest’ultimo.
In definitiva, il “postino” (SdI) accetta le fatture elettroniche di un operatore IVA anche da una PEC o un canale telematico (FTP o Web Service) non direttamente gestito dall’operatore stesso.

La creazione di un “canale telematico” FTP o Web Service (precedente punto d) dovrò essere effettuata solo se un’azienda intende creare un canale telematico dedicato e sempre attivo (canale di tipo FTP o Web-Service) tra i suoi server e il Sistema di Interscambio.

Cosa fa il Sistema di Interscambio quando riceve una fattura

Come anticipato, le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il SdI (Sistema di Interscambio), altrimenti sono considerate non emesse. Una volta che il file della fattura elettronica è stato trasmesso al SdI, quest’ultimo esegue alcuni controlli e, se tali controlli sono superati, trasmette il file all’indirizzo telematico presente nella fattura. I tempi in cui il SdI effettua le operazioni di controllo e consegna della fattura possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni nel caso in cui è molto elevato il numero di fatture che stanno pervenendo al SdI in quel momento.

I controlli eseguiti dal Sistema di Interscambio

Il sistema di interscambio verifica che siano presenti almeno le informazioni minime obbligatorie previste per legge (gli estremi identificativi del fornitore e del cliente, il numero e la data della fattura, la descrizione della natura, quantità e qualità del bene ceduto o del servizio prestato, l’imponibile, l’aliquota e l’Iva), verifica che i valori della partita Iva del fornitore (cedente/prestatore) e della partita Iva oppure del Codice Fiscale del cliente (cessionario/committente) siano esistenti, cioè presenti in Anagrafe Tributaria, verifica che sia inserito in fattura l’indirizzo telematico dove recapitare il file, cioè che sia almeno compilato il campo «Codice Destinatario», verifica che ci sia coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’Iva (ad esempio, se l’imponibile è 100 euro, l’aliquota è 22%, l’Iva sia di 22 euro). Il SdI controlla inoltre che il file della stessa fattura elettronica non sia stato già inviato (duplicato).

Se uno o più dei controlli sopra descritti non va a buon fine, il SdI “scarta” la fattura elettronica e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di scarto all’interno della quale sarò anche indicato il codice e una sintetica descrizione del motivo dello scarto. La ricevuta di scarto viene trasmessa dal SdI alla medesima PEC o al medesimo canale telematico (FTP o Web Service) da cui ha ricevuto la fattura elettronica.

Se i controlli sopra descritti vanno a buon fine, il SdI recapita la fattura elettronica all’indirizzo telematico che legge nel file della fattura (campi “Codice Destinatario” e “PEC Destinatario”) e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di consegna all’interno della quale sono indicate la data e l’ora esatta in cui è avvenuta la consegna. Nella ricevuta, inoltre, è riportato il nome che è stato assegnato al file dal soggetto che ha predisposto la fattura, un numero – attribuito dal SdI – che identifica univocamente il file della fattura e un ulteriore codice – definito hash – che consente di garantire l’integrità del file stesso. Un duplicato della fattura elettronica è sempre messo a disposizione sia del cliente che del fornitore nelle loro rispettive aree riservate di “Consultazione > Dati rilevanti ai fini IVA” del portale “Fatture e Corrispettivi”. Il duplicato della fattura elettronica ha lo stesso valore giuridico del file originale della fattura.

Come si riceve una fattura elettronica dal Sistema di Interscambio

Una volta ricevuta la fattura dal fornitore (o dal suo intermediario) e in caso di esito positivo dei controlli previsti, il SdI consegna la fattura elettronica all’indirizzo telematico presente nella fattura stessa. Pertanto, la fattura elettronica verrò recapitata alla casella PEC (Posta Elettronica Certificata) ovvero al canale telematico (FTP o Web Service) che il cliente avrò comunicato al suo fornitore e che quest’ultimo (o il suo intermediario) avrò correttamente riportato nella fattura.

L’operatore Iva può decidere di ricevere la fattura ad un indirizzo PEC direttamente a lui intestato o su un canale telematico (FTP o Web Service) direttamente da lui gestito oppure può farla ricevere, per suo conto, da un soggetto terzo, solitamente un intermediario o un provider che offre servizi specifici proprio di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche.

In definitiva, il “postino” (SdI) consegna le fatture elettroniche all’indirizzo PEC o sul canale telematico (FTP o Web Service) che legge dalla fattura, indipendentemente se questi sono direttamente riconducibili al cliente o meno.

Per essere quindi sicuri di ricevere correttamente una fattura, è indispensabile comunicare in modo chiaro e tempestivo al fornitore non solo la propria partita Iva e i propri dati anagrafici, come accadeva con le fatture tradizionali, ma anche l’indirizzo telematico (PEC ovvero Codice Destinatario di 7 cifre) che il fornitore dovrò riportare nella fattura affinché il SdI sia in grado di consegnare la fattura stessa.

Per rendere più sicuro questo delicato passaggio oltre che più rapido, agevolando il fornitore nella fase di acquisizione dei dati del cliente, tutti gli operatori titolari di partita Iva possono:

1. registrare preventivamente presso il SdI l’indirizzo telematico dove desiderano ricevere di default tutte le loro fatture
2. generare e portare con se un codice bidimensionale (QRCode) contenente il numero di partita IVA, tutti i dati anagrafici e l’indirizzo telematico di default comunicato preventivamente al SdI.

Generando il QRCode si vrà a disposizione, di fatto, una sorta di “biglietto da visita” che potrà essere portato con sé o sullo smartphone sotto forma di immagine oppure su carta: mostrandolo al fornitore (come oggi si fa con la tessera sanitaria quando si effettua una spesa medica), quest’ultimo potrà leggere e acquisire il numero di partita Iva del cliente, i suoi dati anagrafici e il suo indirizzo telematico (solo se il cliente ha prima utilizzato il servizio di registrazione). Qualora il fornitore utilizzi una delle procedure gratuite dell’Agenzia delle Entrate per predisporre la fattura o altra procedura di mercato in grado di leggere il QRCode, i dati in esso contenuti saranno automaticamente e senza errore precompilati in fattura.

Come si conservano le fatture elettroniche

Per legge sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente. La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale). Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la garanzia – negli anni – di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa (così come degli altri documenti informatici che si decide di portare in conservazione).

Il processo di conservazione elettronica a norma èè usualmente fornito da operatori privati certificati facilmente individuabili in internet; tuttavia, l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio. Anche questo servizio è accessibile dall’utente dalla sua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.

Il portale “Fatture e Corrispettivi”

Per rendere il processo di fatturazione elettronica più semplice e sfruttare al massimo i suoi vantaggi in termini di efficientamento delle attività amministrative, l’Agenzia delle Entrate ha predisposto una serie di servizi – totalmente gratuiti per gli utenti – per predisporre, trasmettere, consultare e conservare le fatture elettroniche.

Per facilitare l’accesso a tali servizi, è stato predisposto un apposito “portale web” – accessibile dal sito internet dell’Agenzia delle Entrate – denominato “Fatture e Corrispettivi”.

Il portale è un’area web riservata e, quindi, accessibile ai singoli utenti titolari di partita Iva mediante delle credenziali personali, al fine di garantire la sicurezza e l’inviolabilità dei dati contenuti nelle fatture: è pertanto necessario che l’utente abbia preventivamente acquisito le credenziali SPID (“Sistema Pubblico dell’Identità Digitale”) oppure sia in possesso di una Carta Nazionale dei Servizi (CNS) oppure abbia acquisito le credenziali Fisconline/Entratel rilasciate dall’Agenzia delle Entrate.

È importante sapere che, con le predette credenziali (SPID, CNS o Fisconline/Entratel) l’utente, oltre al portale “Fatture e Corrispettivi”, può accedere a tutti gli altri servizi online offerti dall’Agenzia delle Entrate, quali ad esempio la consultazione delle proprie dichiarazioni fiscali, dei versamenti, degli atti del registro, delle visure ipotecarie e catastali relative ai propri immobili.

Come si accede al portale “Fatture e Corrispettivi”

Il link per accedere al portale “Fatture e Corrispettivi” si trova nella home page del sito www.agenziaentrate.gov.it nell’area tematica denominata “Fatture elettroniche e Corrispettivi”. Cliccando sul link del portale si apre la maschera dove vanno inserite le credenziali di accesso.

Inserite le credenziali, il sistema apre una nuova maschera in cui l’utente deve scegliere il profilo con cui vuole operare:

• se si vuole accedere ai servizi relativi alla propria partita IVA, occorrerà selezionare la voce “Me stesso”
• se si è stati incaricati ad operare per conto dell’azienda per cui si lavora, occorrerà selezionare la voce “Incaricato”
• se si è ricevuta una delega come intermediario dal proprio cliente titolare di partita Iva, occorrerà selezionare la voce “Delega diretta”
• se si deve operare come tutore del soggetto titolare di partita Iva (perchè, ad esempio, quest’ultimo è interdetto), occorrerà selezionare la voce “Tutore”.

Successivamente il sistema consentirà di scegliere il numero di partita Iva per il quale si intende operare (se si è selezionata la voce “Me stesso”, il sistema consentirò la scelta solo della partita Iva di cui si è titolare). Prima di accedere alla pagina principale del portale, occorrerà leggere e accettare il messaggio che riepiloga il contenuto informativo del portale e le misure di sicurezza attive per limitarne l’accesso ai soli utenti autorizzati.

La procedura web

La procedura web consente di predisporre una fattura elettronica nel formato XML obbligatorio, ma anche di poterla visualizzare in un formato leggibile (pdf). Una volta predisposto, il file (XML) della fattura può essere ricontrollato, modificato, salvato sul proprio computer e, infine, trasmesso al Sistema di Interscambio. La procedura è flessibile e consente anche solo di controllare e trasmettere file (XML) di fatture elettroniche predisposte con altre procedure, come ad esempio la procedura gratuita per PC fisso sempre offerta dall’Agenzia delle Entrate.

Software indipendente e app

La predisposizione della fattura elettronica può essere effettuata anche con altre due procedure gratuite offerte dall’Agenzia delle Entrate: il software per computer e l’App denominata “Fatturae” per smartphone o tablet.

Il software per PC consente solo di predisporre la fattura perché permette di lavorare anche in assenza di una connessione ad internet: una volta terminata la predisposizione della fattura e salvato il file sul proprio computer, l’operatore potrò collegarsi alla rete, aprire il portale “Fatture e Corrispettivi” e utilizzare la funzione di sola “Trasmissione” della fattura elettronica presente nella sezione “Fatturazione elettronica”- In alternativa si potrò trasmettere la fattura via PEC, inviandola come allegato al messaggio di PEC all’indirizzo “[email protected]”.

Il software per PC è scaricabile dal sito internet dell’Agenzia delle Entrate nell’area tematica dedicata alla fatturazione elettronica: nella stessa area è presente la Guida della procedura alla quale si rimanda per maggiori dettagli. Per Mac esistono vari software alternativi di terze parti per la gestione della fatturazione elettronica (uno su tutti, l’ottimo SimplyFatt che potete provare gratuitamente scaricando il demo).

L’App “Fatturae” consente sia di predisporre che di trasmettere al SdI la fattura elettronica. L’App e la sua descrizione sono accessibili sugli Store online per iOS e Android: una volta scaricata l’App sul proprio dispositivo, si può accedere con le stesse credenziali con cui si accede al portale “Fatture e Corrispettivi” e successivamente operare sempre con le medesime credenziali e per la stessa partita Iva.