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I gruppi si moltiplicano. È l’era della collaborazione, dopotutto0. E la gente collabora di qua e di là, utilizzando la rete come strumento ideale per poter lavorare a distanza. Non ci sono solo i gruppi di lavoro in senso propriamente detto, dell’ufficio o simili. Ci sono anche quelli informali, di associazioni, amici, gruppi di volontariato, della scuola, dei genitori e degli amici che vanno in vacanza assieme. Tutti gruppi diversi, che si sovrappongono e trattano argomenti ortogonali, ma con un dato in comune. Basterebbe poco per farli funzionare bene. Anche perché quando funzionano male i gruppi diventano dei killer delle attività concordate e spesso, oltre a demotivare le persone che vi partecipano, possono creare nervosismo, rabbia, vere e proprie faide. Come evitare tutto questo?
Cosa serve? Ad esempio, è necessario evitare che il gruppo sopravviva il suo scopo. Se avete aperto uin gruppo per un determinato progetto, per preparare un documento piuttusto che organizzare una vacanza, quando tutto finiscce è meglio chiudere e passare ad altro. Se serve, si può sempre creare un altro gruppo.
Secondo consiglio: se il gruppo alla fine vede delle persone che non dovrebbero esserci, meglio creare un altro gruppo solo con chi è necessario al lavoro e lasciar morire di “morte naturale” il gruppo precedente. Nessuno ci farà troppo caso perché ormai sono tantissimi gruppi nei quali si partecipa che uno più o uno meno non si nota.
Evitare che le conversazioni personali, uno a uno, diventino la regola: spesso le persone hanno bisogno di scambiare delle informazioni importanti o anche solo necessarie, ma solo per due persone. Tutti gli altri però non sono interessati. Anche perché un gruppo di molte persone, più di dieci, è come una ruota: tutti dovrebbero poter girare e parlare, non solo i soliti due o tre…
Evitare i luoghi comuni, che fanno perdere tempo a tutti. A partire dai saluti. Non è maleducazione, ma entrare in un gruppo e salutare tutti, magari aspettandosi che gli altri salutino a loro volta, è sempliceente fastidioso se moltiplicato per il numero di tutti quelli che sono presenti. Si genera traffico di messaggi e di notifiche per dieci, venti, trenta, cinquanta e alle volte anche cento iterazioni di una comunicazione sostanzalmente fatica e inutile.
Tra i luoghi comuni da evitare, ci sono anche gli eccessi di accondiscendenza o di conferme. Troppi ok, yes, sorrisi, sì certo etc, non fanno altro che mandare messaggi poco utili e saturare il canale di rumore che non aggiunge informazione. I gruppi più produttivi sono quelli con degli obiettivi fissati chiaramente e funzionali a poche attività predefinite. Meglio creare più gruppi diversi se ci sono cose molto diverse da fare con un gruppo più ampio di persone che può essere suddiviso a seconda delle diverse attività (con persone che partecipano anche a più gruppi).
Attenzione all’eccesso di relax: i gruppi sono un gran modo per alleggerire la tensione e vivere insieme le difficoltà e fatiche del lavoro. Sono ottimi per il morale per fortificare le relazioni, soprattutto fra persone che stanno sempre davanti al computer e magari sono fisicamente in posti diversi. Però non tutti sono sempre davanti al computer e tornare con 200 notifiche non è mai piacevole. Senza contare che un gruppo pieno di giochi, scherzi, barzellette, stickers ed emoji alla lunga diventa solo distranente e costantemente OT (off topic) vanificando il suo obiettivo.
Ci sono gruppi che sono semplicemente troppo grandi come numero di partecipanti e devono essere sfoltiti, e ci sono gruppi che hanno semplicemente un obiettivo troppo ampio e devono essere suddivisi in sotto-gruppi (pensateli come dei comitati rispetto all’assemblea generale). In più, se vedete che il lavoro è molto, complesso e articolato, forse potete pensare di passare a uno strumento collaborativo più sofisticato (e freemium, quindi si può uaare anche senza pagare).
Tra i migliori ce ne sono due: Slack, che è una startup americana, e Spark di Cisco, che ha investito molto nella collaborazione. Altri tipi di collaborazione si basano su modelli differenti più orientati alla produzione (Trello) oppure alla condivisione dei documenti: Microsoft ha introdotto novità sull’argomento con Outlook Teams ma oltre a Google Docs ci sono anche il nuovo Paper di Dropbox e svariati altri servizi.
