Il processo di digitalizzazione è irreversibile e ora Adobe, dopo aver avviato la rivoluzione con i PDF, è pronta per dare il colpo di grazia alla carta con le funzioni eSign per la gestione completa della firma elettronica. Infatti anche se gran parte dei documenti circolano da tempo in digitale, i processi di invio per firma, visione, validazione e ritorno vengono spesso effettuati ancora su carta, con tutti gli inconvenienti legati a tempistiche più lunghe, imprecisioni, rischi di smarrimento e così via.
Le nuove funzioni eSign di Adobe in arrivo il 5 novembre in Document Cloud su qualsiasi Mac e PC, entro fine anno su iPhone e iPad e a seguire anche sui dispositivi Android, rendono non solo tutte le procedure interamente digitali, ma soprattutto semplicissime da usare, alla portata di chiunque. Tutti gli strumenti eSign di Adobe sono in arrivo su qualsiasi dispositivo, in questo modo l’utente potrà utilizzarli quando si trova davanti al proprio Mac o PC, oppure in movimento lavorando con un tablet o uno smartphone, oppure ancora all’interno di una pagina web tramite browser su un computer qualsiasi, semplicemente accedendo con il proprio nome utente e password ad Adobe Document Cloud.
Per dare il via al processo di firma elettronica è possibile partire da un documento qualsiasi, non necessariamente in PDF ma anche in Word o in uno dei formati più diffusi e supportati. Nella finestra di lavoro di Acrobat DC, tra gli strumenti principali mostrati a destra, è disponibile la voce Invia per firma. Basta trascinare il blocco riservato alla firma nella posizione desiderata all’interno del documento per creare il campo pronto per ospitare la firma e inviare il documento al destinatario.
Con gli strumenti Adobe è possibile non solo gestire la firma elettronica generica ma anche la firma digitale, vale a dire quella che implica il riconoscimento certificato del firmatario, valida ai fini legali e soprattutto che risponde ai requisiti dell’Unione Europea e delle industrie regolamentate. In pratica la soluzione eSign di Adobe è già pronta per la firma digitale, più avanzata e sicura, di cui si prevede l’adozione a livello europeo a luglio del 2016. Chi riceve il documento per la firma elettronica può apporla utilizzando Adobe Acrobat gratuito, mentre per la firma digitale occorre usare anche la SmartCard o il sistema giù impiegato per la firma certificata. In questo articolo inseriamo un filmato YouTube in cui l’intera procedura di firma elettronica è illustrata da Alberto Comper, Solution Consultant Digital Media Adobe Systems Italia. Nella seconda pagina invece riportiamo una fotogalleria con le schermate che mostrano la procedura Adobe eSign per la gestione della firma digitale.
Le novità non finiscono qui: sempre tramite clic e trascinamento è possibile creare non solo modelli per la firma ma anche completi flussi di lavoro per automatizzare l’invio per firma, la validazione e il ritorno di contratti, circolari e documenti che vengono gestiti più di frequente. Così per esempio è possibile inviare lo stesso documento per una prima firma di approvazione a due contatti diversi, un secondo passaggio per ulteriori firme richieste, gestire deleghe e supervisioni, sempre rispettando la gerarchia, la sequenza di firme e monitorando ogni passaggio in tempo reale, in questo modo la procedura diventa interamente digitale, automatizzata e molto più efficiente sotto ogni punto di vista. L’automazione si spinge oltre con gli Advanced Workflow che permettono addirittura di creare app personalizzate per automatizzare processi di business ripetitivi, come per esempio l’assunzione di nuovo personale, la finalizzazione di contratti di vendita, gestendo ogni passaggio prima, dopo e durante la firma.
Con queste novità arriva anche l’aggiornamento dell’app mobile Adobe eSign Manager DC che permette di firmare elettronicamente documenti e moduli, inviarli per la firma, tenere traccia dei vari passaggi e delle risposte in tempo reale e molto altro ancora. Grazie a questa app, per esempio, è anche possibile scattare una fotografia con lo smartphone della propria firma realizzata con carta e penna, per poi usarla più volte per la firma elettronica ovunque: la firma così digitalizzata infatti viene sincronizzata tramite Adobe Document Cloud su tutti i computer e dispositivi mobile dell’utente, pronta per essere applicata quando e dove necessario.
Infine Adobe mette a disposizione le API per integrare i processi di firma elettronica e digitale all’interno di infrastrutture informatiche già esistenti. La multinazionale di Creative Cloud ha siglato accordi con Workday, Salesforce e Ariba per implementare tutte le funzioni fin qui descritte all’interno dei sistemi di gestione e archiviazione, indispensabili per l’attività di milioni di società nel mondo, ogni giorno.
Quasi in contemporanea con gli strumenti eSign per la firma elettronica e digitale, Adobe ha introdotto altre novità importanti per Adobe Acrobat DC, tra cui la gestione di più documenti PDF in tab (schede) separate in contemporanea, in modo simile a quanto da tempo possibile sui principali browser web, le anteprime dei documenti che facilita individuazione e scelta, l’integrazione di tecnologie di Photoshop per migliorare le immagini catturate con la fotocamera, anche quella dello smartphone in grado di velocizzare il lavoro e la gestione delle immagini. Di rilievo la partnership siglata con Dropbox che integra i servizi del noto storage cloud con gli strumenti Adobe Document Cloud e viceversa. Di questa collaborazione tra Adobe e Dropbox e delle nuove funzioni ora disponibili per tutti gli utenti delle due piattaforme parliamo più in dettaglio in questo articolo.
Tutti i dettagli e le novità di Adobe Document Cloud sono disponibili sul sito dedicato Adobe.
