Lo sentiamo dire da anni ma ora finalmente la carta sembra avere i giorni contati. Oggi arriva in Italia Adobe Document Cloud, un insieme di strumenti, app e servizi che di fatto rivoluzionano Acrobat e la gestione dei PDF così come li abbiamo conosciuti fino a oggi ma non solo. In realtà Adobe Document Cloud permette di gestire, modificare, esportare e riutilizzare non solo PDF ma qualsiasi tipo di documento digitale e persino quelli cartacei.
La prima rivoluzione riguarda Acrobat, fino a oggi associato al nome di Reader e quindi considerato uno strumento più che altro per la lettura e visione dei PDF. La nuova versione Acrobat Document Cloud è universalmente scalabile, vale a dire che funziona come software su Mac e PC ma anche come app Acrobat Mobile su iOS e Android, infine anche all’interno di una pagina web, in un browser su qualsiasi tipo di computer, tablet o smartphone. Il nuvo Acrobat DC integra una serie impressionante di strumenti potenti che permettono non solo di visionare e leggere i PDF, ma di modificare, importare, esportare e riutilizzare qualsiasi tipo e formato di documento digitale e persino quelli cartacei.
Per esempio con il nuovo Acrobat DC possiamo scattare una fotografia con iPhone e iPad di un form su carta o di un contratto, che devono essere compilati e firmati. Dalla foto si ottiene un documento digitale che possiamo compilare con i nostri dati grazie alle funzioni assistite che permettono di scrivere sul documento digitale, inclusa una modalità per inserire segni di spunta oppure X per compilare moduli, oppure l’inserimento dei dati suddiviso in caselle separate, come richiesto dai form che poi dovranno essere processati in automatico con la lettura da scanner. Tutte queste operazioni risultano non solo semplificate ma anche velocizzate, eliminando la necessità di ricorrere alla carta e alla stampa.
La presentazione di Adobe Document Cloud è accompagnata da una approfondita ricerca di mercato commissionata da Adobe in cui vengono evidenziati i numerosi svantaggi, i costi elevati e le lungaggini dovute all’obbligo di gestire pratiche, contratti, moduli e modelli e altri numerosi documenti in formato cartaceo. Ancora oggi quando un utente privato o un dipendente di una azienda riceve un documento da firmare via email, è molto probabile che sia costretto a stamparlo, compilarlo e/o firmarlo, infine digitalizzarlo nuovamente per rispedirlo al richiedente.
Intervistando 5.000 persone in 5 paesi la ricerca evidenzia che l’83% dei professionisti pensa che il successo e la produttività nel lavoro siano ostacolati da modi datati di lavorare con i documenti, mentre il 61% ha affermato che sarebbe persino disposto a cambier lavoro per il solo vantaggio di ridurre la quantità di documenti cartacei e incombenze amministrative. I nuovi strumenti e le potenti funzioni di Adobe Document Cloud permettono di superare tutti questi problemi, risultando così una offerta in grado di ridurre i costi, semplificare il lavoro e la gestione dei documenti personali, alla portata di chiunque, privati o dipendenti.
Compila e firma ovunque e su qualsiasi dispositivo
Così come abbiamo visto è possibile digitalizzare qualsiasi documento cartaceo per compilare moduli e form, oppure per apporvi modifiche di qualsiasi tipo, è anche possibile effettuare la stessa procedura per firmare documenti oppure per inviarli per la firma. Grazie all’integrazione di Adobe Acrobat DC con i servizi e le funzioni di Adobe Cloud, l’utente può specificare i campi che devono essere compilati e quello destinato alla firma, per poi inviare il documento tenendo traccia della consegna avvenuta, dell’apertura del documento e anche della ricezione con i dati e la firma, in pratica un servizio completo di raccomandata con ricevuta di ritorno in grado di velocizzare e agevolare un numero praticamente infinito di pratiche aziendali, amministrative e non solo.
Infine Adobe Document Cloud include Mobile Link e le nuove app mobile. Il nuovo Mobile Link permette di accedere al proprio lavoro in qualunque momento sia su desktop sia sui dispositivi mobili senza soluzione di continuità, mettendo a disposizione i propri file, le impostazioni e le firme. Grazie a due nuove app mobile, Adobe Acrobat Mobile e Fill & Sign DC, è possibile creare, modificare, commentare e firmare documenti direttamente sui propri smartphone o tablet. Come visto nell’esempio è possibile utilizzare la fotocamera del proprio dispositivo mobile come scanner portatile per convertire con facilità qualsiasi documento cartaceo in un file digitale, modificabile che può essere inviato e firmato.
Questa operazione può persino essere effettuata su immagini e acquisizione da scanner, a partire da un file JPEG. Una volta digitalizzato il documento o partendo da un’acquisizione già effettuata, con il nuovo Acrobat DC possiamo selezionare qualunque campo di testo o anche immagini, tabelle e grafici per apportare modifiche: i nuovi strumenti Adobe sfruttano diverse tecnologie di Photoshop non solo per migliorare il documento acquisito, ma anche per poter scrivere al suo interno con lo stesso font e dimensioni del testo originali, in questo modo gli interventi risultano del tutto invisibili e perfettamente integrati nell’originale, pronto per essere riutilizzato, spedito e condiviso.
Facilità d’uso e potenza del cloud
Tutte le funzioni fin qui descritte sfruttano una nuova interfaccia utente che suddivide sempre molto chiaramente tra documenti e strumenti: indipendentemente che l’utente stia lavorando su web, via app o sul software per Mac o PC, l’interfaccia risulta sempre omogenea con visualizzati solo gli strumenti più utilizzati. La complessità e le numerose opzioni sono celate alla vista ma non nascoste né tanto meno difficili da raggiungere. Basta accedere all’elenco strumenti per visualizzare tutti quelli disponibili, oppure digitare le prime lettere dell’argomento o della funzione richiesta per attivarla immediatamente a schermo.
Chi dispone di un account Adobe Creative Cloud può attivare la sincronizzazione automatica che permette di disporre sempre e ovunque dei propri documenti, sempre sincronizzati tra computer, tablet, smartphone e web. Al lancio Adobe Document Cloud è già perfettamente integrato con Microsoft Office, di cui supporta in importazione ed esportazione tutti i principali file e formati, oltre a Microsoft SharePoint. Con gli aggiornamenti in arrivo di Adobe Document Cloud l’integrazione sarà estesa ai principali servizi cloud di terze parti tra cui Dropbox, MS OneDrive, Google Drive e altri ancora. Già da ora API e SDK sono aperti, questo significa che tutti gli strumenti e le funzioni di Adobe Creative Cloud possono essere implementati con altri servizi, funzioni e app di terze parti. Per esempio in Italia Adobe Document Cloud può essere integrato con le tecnologie e i dispositivi necessari per la firma elettronica certificata richiesta per la pubblica amministrazione.
Prezzi e disponibilità
Adobe Document Cloud e Acrobat DC sono disponibili a partire da oggi. Abbonandosi ad Acrobat a soli 14,99 dollari al mese, i clienti riceveranno automaticamente i nuovi Acrobat DC e Document Cloud. Acrobat DC è offerto sia su abbonamento sia con licenza perpetua. Per ulteriori informazioni su Adobe Document Cloud inclusi prezzi e versioni è possibile partire da questa pagina del sito Adobe Italia.
