Prima di esaminare nei dettagli le novità del software Giuseppe Verrini ha aperto la conferenza con un quadro del mercato Adobe che mostra in modo inequivocabile la pervasività e l’incredibile diffusione delle tecnologie Adobe nei più svariati campi di impiego. Tra i dati di mercato riportati dal dirigente Adobe ricordiamo 700 milioni di installazioni sui PC in tutto il mondo oltre alla presenza delle tecnologie Adobe presenti anche in oltre 500 milioni di device diversi.
Impressionante anche la stima dei documenti in formato PDF che circolano su Internet: circa 250 milioni di documenti. Per sviluppare le nuove funzioni di Acrobat Adobe è partita dalle reali esigenze del business. Verrini ha sottolineato il quadro altamente competitivo e i tempi rapidi generati anche grazie al Web che rendono sempre più possibile alle piccole e medie imprese di competere con le grandi. Lavoro di squadra, collaborazione a distanza, tecnologie in grado di garantire tutto questo e allo stesso tempo una circolazione dei documenti sicura e protetta.
Riferendosi in modo particolare ai knwoledge workes e ai creativi, due delle categorie più interessate dalle nuove funzioni di Acrobat 9, Verrini ha sottolineato per questi l’importanza di strumenti facili da utilizzare, in grado di consentire un lavoro di squadra remoto, il tutto gestito in modo rapido, per garantire i tempi rapidi di trasmissione delle informazioni, un fattore decisivo per il mercato attuale.
Prima di cedere la parola ai propri colleghi, Verrini ha sottolineato l’importanza della presenza di Adobe su tutte le principali piattaforme e su qualsiasi tipo di device, una scelta ben precisa di Adobe e l’unico modo per garantire operatività completa per dipendenti e collaboratori, interni ed esterni all’azienda, in ogni momento e da qualsiasi dispositivo, 24 ore al giorno.
Punti fondamentali del cambiamento
Andrea Valle, Senior Business Development Manager ha preso la parola per illustrare i punti focali della nuova release: “Ridefinire la PDF experience per renderla più coinvolgente, nuovo paradigma per rendere possibile la collaborazione con utenti remoti e il lavoro di squadra sullo stesso ducomento, semplificare la creazione e la gestione della modulistica, infine migliorare sensibilmente le prestazioni”. Per ognuno di questi punti gli sviluppatori Adobe hanno integrato nuove funzioni che migliorano ogni aspetto del flusso di lavoro e dei documenti.
Portfolio
La prima novità portata a esempio è Portfolio che in pratica può essere definito come un raccoglitore unico in grado di ospitare tutti i file desiderati, anche di natura diversa, indispensabili per un documento. Non più solo elementi grafici e documenti di testo: Portfolio gestisce senza problemi file Flash, animazioni e filmati, documenti di Word, Excel e di Office in generale. Portfolio è il contenitore unico per tutti i file di un progetto: da qui l’utente può visualizzare velocemente anteprime di ogni documento in diverse rappresentazioni, una molto simile a CoverFlow di Apple.
Tutti questi file di natura diversa possono essere ora integrati senza problemi un un documento PDF. Oltre a filmati e animazioni in Flash, l’integrazione con questa tecnologia permette di inserire all’interno di un documento persino applicazioni più o meno complesse. Per illustrare il funzionamento i dirigenti Adobe hanno mostrato su schermo uno schema grafico con diversi istogrammi e numerosi pulsanti a scorrimento. Con il mouse è ora possibile spostare alcuni indicatori contenuti nel PDF e osservare all’instante cambiamenti nella rappresentazione grafica dei dati.
Per quanto riguarda i filmati Flash integrati in un PDF le possibilità di usufruirne cambiano a seconda dello strumento utilizzato. Il filmato è visibile da PC ovviamente ma quando inviamo il PDF a stampa, il programma realizza all’instante la rasterizzazione della sequenza visualizzata in quel momento, riportando su carta esattamente quel punto preciso del filmato. Stesso discorso per le pagine Web che fino a oggi presentavano ampie zone bianche in corrispondenza di filmati e contenuti Flash. Ora tutto viene trasposto fedelmente anche su carta.
Funzione Compare
Adobe ha migliorato e potenziato la funzione Compare che permette ad Acrobat di confrontare due documenti simili per rintracciare ogni piccola variazione e differenza. L’esame automatico non è più limitato ai contenuti testuali: ora Acrobat è in grado di rilevare il tracciato di grafici e illustrazioni, con una sensibilità alle differenze considerevole e comunque sempre personalizzabile secondo le esigenze dell’utente.
Come risultato del confronto si ottiene un terzo documento che elenca tutte le variazioni tra i due originali, inoltre con una serie di indicazioni colorate che evidenziano i punti in cui le due versioni del documento non coincidono. Nell’esempio Acrobat è stato in grado di rilevare differenze estremamente ridotte, anche di pochi pixel, tra due grafici apparentemente identici.
Creazione e gestione della modulistica elettronica
Per velocizzare e rendere ancora più agevole la gestione dei documenti, il nuovo Acrobat offre numerose nuove funzioni direttamente integrate nel software che permettono non solo di creare moduli compilabili per questionari e raccolta dati, ma anche per gestirne la distribuzione e infine persino strumenti automatici per la raccolta e la gestione dei dati.
In passato i moduli da compilare con inserimento dati e/o con il contrassegno su caselle di spunta offriva una gestione elettronica limitata. Nella maggior parte dei casi aziende e lavoratori creavano i moduli in PDF ma per la fase di compilazione tutto veniva trasferito ancora al mondo cartaceo. Una volta ricevuti i moduli compilati in ritorno poi occorreva catturare con lo scanner per ritornare alla gestione digitale delle informazioni. Una procedura complessa, tortuosa che richiede tempo ed elevati costi di gestione. Tutto questo finisce con l’introduzione di Acrobat 9.
Ora i moduli da compilare in formato PDF possono non sono più documenti passivi ma file gestibili e compilabili direttamente da Acrobat. Dopo aver creato i moduli con i campi richiesti il programma permette persino di gestirne la distribuzione via mail o in alternativa di sfruttare il nuovo portale Acrobat.com per la gestione centralizzata via server adobe. Una terza possibilità per la raccolta dati è la pubblicazione online: una volta compilati i moduli tornano al sito che elabora tutte le informazioni raccolte.
Per la spedizione via mail Acrobat tiene traccia delle persone che già hanno ricevuto il modulo da compilare, dei contatti che ancora attendono il documento, infine delle risposte già ricevute oppure dei solleciti da inviare. Al termine sempre direttamente da Acrobat è possibile filtrare i risultati, totalizzare le informazioni e, in definitiva, completare la gestione del flusso del lavoro che ora risulta completamente digitale dalla creazione del modulo fino al trattamento dei risultati finali.
Collaborazione remota e Acrobat.com
Il nuovo Acrobat integra di serie tutti gli strumenti che siamo abituati a ritrovare nei software per la collaborazione a distanza, uniti però alle nuove funzioni del portale Acrobat.com. Aprire un documento qualsiasi e poter lavorare e revisionarne il contenuto, qualunque esso sia, con collaboratori e colleghi a pochi minuti di distanza da noi oppure dall’altra parte del mondo. Ora la revisione dei progetti e dei documenti è interamente gestita all’interno di Acrobat che offre anche una chat integrata.
I sistemi dei collaboratori collegati in remoto, che possono essere computer con sistemi operativi diversi, possono controllare direttamente il mouse del collega, come se stessero lavorando con il PC o il Mac remoto. La visualizzazione di una complessa piantina, che richiederebbe complesse spiegazioni telefoniche o via chat, risulta immediata grazia alla visualizzazione contemporanea condivisa tra i lavoratori in remoto.
Infine per la condivisione dei materiali, anche documenti e file ingombranti, ora è possibile sfruttare Acrobat.com un servizio gratuito che offre fino a 5 GB di spazio da utilizzare come magazzino per tutto il materiale necessario per il lavoro. Per accedere ai servizi del portale Acrobat.com è sufficiente possedere o creare ex-novo una Adobe ID, la compilazione di un modulo con creazione di utente e password, indentica a quella utilizzata per scaricare software e demo gratuite dal sito Adobe.
Novità per i professionisti di grafica e stampa
Oltre al pieno supporto ai formati PDF/A e PDF/X, il nuovo Acrobat offre nuove e più potenti strumenti per il controllo e la correzione degli errori. La nuova Output Preview permette di selezionare le diverse categorie di elementi che compongono il documento, per esempio per visualizzare solo il testo, solo le immagini e così via, permettendo di individuare più agevolmente errori e imprecisioni. In questo modo per esempio è possibile riconoscere subito e persino in modo automatico foto in formato RGB per convertirle all’istante in CMYK, oppure individuare al volo un nero ricco, indistinguibile o quasi a occhio nudo, da un nero 100 e anche qui convertire al volo l’imprecisione.
Disponibilità e differenze tra Mac e PC
Acrobat 9 è disponibile in tre versioni diverse: Pro Extended, la più ricca di funzioni, solo per piattaforma PC al prezzo di 819 euro oppure 269 euro come upgrade. La versione Standard, anche questa solo per PC al prezzo di 349 euro oppure 115 euro come upgrade, infine la versione Pro per Mac e PC a 559 euro o come upgrade per 189 euro.
Macity ha chiesto ai dirigenti Adobe le ragioni di differenza nelle disponibilità delle varie versioni di Acrobat 9. Andrea Valle ha spiegato che il nuovo Acrobat 9 segue la stessa offerta esistente per la versione precedente, inoltre ha illustrato la natura specifica e specializzata delle funzioni presenti nella versione Extended, solo per PC e assenti invece nella versione Pro disponibile anche per Mac.
Le funzioni assenti dalla versione per Mac sono in dettaglio: Presenter per creare presentazioni multimediali portatili, il convertitore di filmati di vario formato in file Flash video, la collaborazione avanzata con mappe PDF e dati GIS per i dati geospaziali, infine la collaborazione e l’interoperabilità sui contenuti in grafica 3D. Proprio circa quest’ultimo punto Andrea Valle ha spiegato che Adobe ha integrato le funzionalità 3D solo nela versione PC in seguito a una acquisizione di un’azienda esterna che sviluppava solo per PC e che al momento Adobe sta valutando se rendere disponibili e convertire queste funzioni anche per Mac.
Considerazioni finali
Dalle dimostrazioni a cui Macity ha assistito e dalla visione diretta delle nuove funzioni nell’utilizzo pratico l’impressione complessiva e preliminare è più che positiva. Non tutte le 300 nuove funzioni integrate in Acrobat 9, così come proclamano i comunicati di marketing, sono realmente nuove funzioni quanto piuttosto miglioramenti o potenziamenti di funzioni già presenti in passato. Ancora, alcune nuove funzioni erano disponibili con plug-in e software, anche di terze parti ma disponibili solo a cifre anche notevoli.
In ogni caso l’integrazione di tutte queste funzioni con la consueta meticolosità e attenzione ai dettagli di Adobe, ha permesso di realizzare un nuovo Acrobat, molto più potente e versatile della versione precedente. Questo è indubbiamente vero per le persone e per le aziende direttamente interessate dalle nuove funzioni integrate e in generale per chi deve lavorare con PDF che ora abbandonano il mondo immobile della carta per trasformasi in veri documenti multimediali.
