Gmail è indubbiamente il servizio di posta elettronica più usato al mondo: Google ha recentemente annunciato di aver raggiunto un miliardo di utenti attivi, una massa critica impareggiabile che mette Google nelle condizioni di di offrire una serie di peculiarità e funzioni spesso impossibili nei servizi della concorrenza. Molte di queste funzioni sono nascoste oppure poco conosciute, eppure potrebbero essere molto utili.
Macitynet ne “scopre” per voi 7 che vi consigliamo di provare perchè potrebbero accelerare l’utilizza della posta elettrica oppure renderla più efficiente o, magari, tutte e due le cose. Premettiamo che tutte le opzioni e i trucchi su Gmail descritti in questo articolo sono attivabili quasi solo esclusivamente dall’interfaccia desktop di Gmail.
Le app dedicate, su Android e su iOS non dispongono ancora della profondità della versione web, che vanta ormai anni di sviluppo e di migliorie.
Discorso a parte merita Inbox by Gmail, l’interfaccia alternativa di Gmail, che include alcune funzionalità assenti su Gmail classico, ma ne dimentica moltissime, assolutamente non accessibili da Inbox, benché alcune (poche) della impostazioni selezionate su Gmail si riflettano comunque su Inbox, seppur parzialmente.
Gmail Inbox personalizzata
La gestione della posta in arrivo è una cosa fondamentale, soprattutto per chi riceve decine (o addirittura centinaia) di email giornaliere. Per alleggerire il carico della posta in entrata e consentire una gestione flessibile, adatta a chiunque, Gmail offre diversi stili di Inbox.
Sono cinque gli stili disponibili, che vanno dall’attuale stile predefinito, alla posta prioritaria. Ognuno di essi può essere a sua volta personalizzato scegliendo le impostazioni e le preferenze degli utenti.
Per accedere alla personalizzazione è sufficiente cliccare su “Impostazioni” e successivamente su “Posta in arrivo”.
Mai più messaggi inviati per sbaglio
Gmail nasconde all’interno un’utilissima opzione che permette di bloccare l’invio di un’email inviata per sbaglio. A volte succede di cliccare il tasto invio, salvo poi rendersi conto di aver commesso un errore o di aver dimenticato di inserire qualcosa nel messaggio. Ormai però è tardi e il messaggio è già stato inviato.
Su Gmail non è (quasi) mai troppo tardi: attivando l’apposita funzione “Annulla Invio” si avranno fino a 30 secondi per poter cambiare idea. Cliccando su invio, il messaggio sarà sì collocato in uscita, ma apparirà di fianco alla conferma invio un nuovo pulsante “Annulla” da cliccare in caso di ripensamento. Il messaggio verrà bloccato ma ritornerà sulla schermata come bozza da completare.
La funzione è accessibile dal menù “Impostazioni” e poi “Generale”.
Scaricare su Gmail messaggi di altri servizi di posta elettronica
Gmail può essere usato anche come client di posta elettronica per scaricare ed inviare i messaggi di altri servizi di posta elettronica, come Yahoo Mail o anche iCloud. I messaggi vengono scaricati nella Inbox online di Gmail ed è possibile inviare risposte o altri messaggi direttamente dal web usando l’account importato.
Per attivare la funzione basta andare su “Impostazioni”, “Account e Importazione” e aggiungere un nuovo account utilizzando l’opzione “Controlla la posta da altri account (utilizzando POP3)”.
Riguardo a questa funzione è necessario sottolineare un aspetto: a meno che non si clicchi continuamente sull’apposito pulsante di ricezione delle email, Gmail controllerà periodicamente (solitamente ogni 60 minuti) gli account terzi, ovvero i messaggi non saranno scaricati in tempo reale sulla Inbox. Chi avesse esigenze di ricevere i messaggi immediatamente, potrebbe non non trovarla particolarmente utile.
Delegare l’accesso a Gmail a un amico o collega
Probabilmente poco utile per chi utilizza una account personale ma molto più utile per chi usa Gmail prettamente per lavoro, il servizio di Google consente di concedere l’accesso ad un account Gmail a terzi.
Grazie a questa funzione un amico o un collega potrà accedere all’account di posta elettronica di chi concede la delega, per leggere i messaggi di posta elettronica ed eventualmente rispondere ad urgenze in assenza del legittimo proprietario dell’account.
il delegato non avrà però la possibilità di cambiare password o cambiare le impostazioni, mantenendo così la sicurezza. Un delegato può accedere al massimo a 10 account mentre i clienti di Google for Work, Education e Government possono accedere al massimo a 25 account.
La funzione è disponibile in “Impostazioni”, “Account e Importazione” e “Concedi l’accesso al tuo account”.
Risposte predefinite
Chi è abituato a inviare messaggi molto simili (o identici) fra loro, può avvantaggiarsi delle Risposte Predefinite, un’opzione presente nei Labs di Gmail che premette di creare dei template, dei modelli di risposta, da utilizzare ogni qualvolta se ne avrà la necessità
Attivando l’opzione, sarà possibile creare successivamente i template da utilizzare, da richiamare direttamente nella finestra di composizione di un messaggio, evitando così di dover riscrivere ogni volta lo stesso messaggio, ma anche riducendo i tempi persi per un semplice copia e incolla.
Definita da Google stessa come “l’email per veri pigroni”, le Risposte predefinite possono essere attivate da “Impostazioni” e “Labs”.
Icona messaggio da leggere
L’opzione “Icona messaggio da leggere” è molto comoda per chi utilizza una grande quantità di tab su browser e non vuole essere costretto sempre a spostarsi sulla tab di Gmail per verificare se è arrivato un messaggio sulla sua casella di posta elettronica.
Anch’essa disponibile nel Labs, l’icona messaggio da leggere una volta attivata visualizza un numero in sovrimpressione nella favicon della tab del browser, numero che andrà ad indicare la quantità i messaggi in arrivo nella Inbox non letti dall’utente.
Sarà così possibile osservare con un rapido colpo d’occhio – anche facendo altro – se sono stati ricevuti dei messaggi su Gmail, senza dover aprire la finestra dedicata. L’opzione si attiva da “Impostazioni” e “Labs”.
Rispondi a tutti
Particolarmente utile per chi scambia molte conversazioni con diversi indirizzi email in copia, l’opzione “rispondi a tutti” permette di impostare il comportamento standard del pulsante rispondi.
E’ possibile scegliere infatti se il tasto rispondi si limiterà ad aprire un messaggio di risposta solo verso il mittente che aveva in precedenza inviato il messaggio originario, oppure se automaticamente saranno inclusi nella risposta anche tutti gli indirizzi di posta elettronica originariamente inseriti in copia nel messaggio originale.
Sarà così impossibile dimenticarsi qualche destinatario e per effettuare una risposta globale collettiva basterà il semplice tasto rispondi.
L’opzione si attiva da “Impostazioni”, “Generali” e “Comportamento predefinito per la risposta”.
